दस्तावेज़ · फ्रीलांस इनवॉइस टूल
कोटेशन, प्रो फॉर्मा, चालान और क्रेडिट नोट: प्रत्येक दस्तावेज़ क्या करता है
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चालान अनुबंध PDF
ग्राहक उद्धरण, प्रो फॉर्म, चालान, रसीदें और क्रेडिट नोट मांगते हैं और प्रत्येक का अपना अलग काम होता है। यह पोस्ट परिवार को परिभाषित करती है, लेन-देन में उनके प्रकट होने के क्रम की व्याख्या करती है, और दिखाती है कि फ्रीलांस इनवॉइस टूल कौन से दो का उत्पादन करता है।
'क्या आप पहले एक प्रोफार्मा भेज सकते हैं?' — वह अनुरोध जो कई फ्रीलांसरों को एक खोज इंजन पर भेजता है
प्रो फ़ॉर्म के लिए अनुरोध किसी अन्य फ़ाइल को भेजने से पहले आवश्यक वाणिज्यिक दस्तावेज़ की पहचान करने का अनुरोध है। सबसे सुरक्षित प्रतिक्रिया यह पूछना है कि प्राप्तकर्ता इसका उपयोग किस लिए करेगा और उन्हें किन क्षेत्रों की आवश्यकता होगी। किसी परिचित लेबल को ग्राहक या क्षेत्राधिकार की परिभाषा का स्थान नहीं लेना चाहिए।
कोटेशन - समर्पित अनुमान मोड के बिना, समर्थित पूर्व-कार्य दस्तावेज़
टूल वस्तुओं और कीमतों के प्रस्तावित सेट के लिए उद्धरण शीर्षक का समर्थन करता है। रूपरेखा में अनुमान और वैधता अवधि का भी उल्लेख है, लेकिन कोई अलग अनुमान मोड या वैधता क्षेत्र नहीं है। मान्यताओं और किसी भी समाप्ति को नोट्स में रखें, और ऐप के बाहर स्वीकृति रिकॉर्ड करें।
प्रो फॉर्मा इनवॉइस - एक अलग अवधारणा यह टूल उत्पन्न नहीं करता है
एक प्रो फ़ॉर्मा पर यहां केवल एक दस्तावेज़ के रूप में चर्चा की गई है जिसे प्राप्तकर्ता अंतिम चालान से पहले अनुरोध कर सकता है। रिपॉजिटरी इसके कानूनी प्रभाव, सीमा शुल्क भूमिका या कर स्थिति को परिभाषित नहीं करती है, और ऐप इसे उत्पन्न नहीं करता है। संबंधित प्राप्तकर्ता द्वारा निर्दिष्ट सटीक चैनल और शब्दों का उपयोग करें।
चालान - भुगतान के लिए अनुरोध जो दोनों पक्षों की पुस्तकों में दर्ज होता है और अद्वितीय संख्या रखता है
समर्थित चालान प्रकार दस्तावेज़ को संख्या, दिनांक, पार्टियों, लाइन आइटम, कुल और भुगतान जानकारी के साथ भुगतान अनुरोध के रूप में प्रस्तुत करता है। मॉडल और PDF लेखक उस लेआउट को लागू करते हैं, जबकि कानूनी पूर्णता और वितरण स्वीकृति उपयोगकर्ता पर छोड़ देते हैं।
रसीद और क्रेडिट नोट - अलग-अलग अवधारणाएँ यह टूल उत्पन्न नहीं करता है
रसीदें और क्रेडिट नोट अलग-अलग रिकॉर्ड-कीपिंग उद्देश्यों को पूरा करते हैं, लेकिन इस ऐप में कोई भी दस्तावेज़ प्रकार नहीं है। यह भुगतान स्वीकार नहीं कर सकता, जारी किए गए चालान को उलट नहीं सकता या लिंक किए गए सुधार इतिहास को संरक्षित नहीं कर सकता। ऐसे सिस्टम का उपयोग करें जो इनवॉइस निर्यात को पुनः लेबल करने के बजाय उन रिकॉर्ड्स का समर्थन करता हो।
वास्तविक जुड़ाव में अनुक्रम - कैसे दस्तावेज़ पहले संपर्क से बंद फ़ाइल तक एक दूसरे का अनुसरण करते हैं
वास्तविक जुड़ाव प्रस्ताव, अनुमोदन, चालान, भुगतान साक्ष्य और बाद में सुधार के माध्यम से आगे बढ़ सकता है, लेकिन यह टूल उन चरणों को नहीं जोड़ता है। यह एक समय में एक दस्तावेज़ बनाता है। एक बाहरी रिकॉर्ड रखें जिसमें दिखाया गया हो कि कौन सा प्रस्ताव, चालान और उसके बाद के दस्तावेज़ एक साथ हैं।
इसमें क्या शामिल नहीं है - देश-विशिष्ट नियम जिनके बारे में कानूनी रूप से दस्तावेजों की आवश्यकता है और उन्हें कैसे शब्दों में लिखा जाना चाहिए
देश-विशिष्ट नियम नाम, आवश्यक शब्द और कानूनी प्रभाव बदल सकते हैं। यह आलेख उन्हें स्रोतहीन सामान्य ज्ञान से परिभाषित नहीं करता है। किसी शीर्षक पर भरोसा करने से पहले वर्तमान आधिकारिक मार्गदर्शन और ग्राहक की प्रक्रिया से दस्तावेज़ प्रकार और अनिवार्य फ़ील्ड की पुष्टि करें।
टेकअवे - प्रत्येक दस्तावेज़ को नाम दें कि वह क्या है, और कोटेशन और इनवॉइस के लिए फ्रीलांस इनवॉइस टूल का उपयोग करें
प्रत्येक रिकॉर्ड को उसके वास्तविक उद्देश्य के अनुसार नाम दें और असमर्थित दस्तावेज़ों को दो-प्रकार के बिल्डर के माध्यम से बाध्य न करें। फ्रीलांस इनवॉइस टूल कोटेशन और इनवॉइस के लिए है; प्रो फॉर्म, रसीदें और क्रेडिट नोट्स को एक वर्कफ़्लो की आवश्यकता होती है जो उन्हें स्पष्ट रूप से मॉडल करता है।