เอกสาร · เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อิสระ
เหตุใดบัญชีเจ้าหนี้จึงปฏิเสธใบแจ้งหนี้อิสระและวิธีหลีกเลี่ยง
· เหตุใดจึงสำคัญ
ใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบ pdf
ลูกค้ารายใหญ่ชำระเงินผ่านกระบวนการ และกระบวนการปฏิเสธใบแจ้งหนี้เนื่องจากมีรายละเอียดที่ขาดหายไปหรือคลุมเครือ โพสต์นี้แสดงรายการเหตุผลปกติ อธิบายว่าทำไมแต่ละบล็อกการชำระเงิน และแสดงให้เห็นว่า PDF ที่เรียบร้อยและสมบูรณ์หลีกเลี่ยงการวนซ้ำได้อย่างไร
สามสิบวันต่อมา 'เราไม่เคยได้รับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง' — การปฏิเสธที่จะรีเซ็ตนาฬิกาการชำระเงินของคุณ
เอกสารอาจดูสวยงามและยังคงไม่เป็นไปตามกฎการรับเข้าของผู้รับ พื้นที่เก็บข้อมูลไม่ได้กำหนดนโยบายนาฬิกาชำระเงินสากล ดังนั้นการตอบสนองที่เป็นประโยชน์จึงเป็นการป้องกัน: รับคำแนะนำในการส่งของลูกค้า เปรียบเทียบกับ PDF ที่เสร็จแล้ว และเก็บหลักฐานของสิ่งที่ถูกส่งไป
ชื่อทางกฎหมายไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ — ออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลที่คุณติดต่อด้วยแทนที่จะเป็นนิติบุคคลที่ชำระเงิน
ใช้ข้อมูลประจำตัวของผู้ขายและลูกค้าตามกฎหมายที่งานต้องใช้ แทนที่จะใช้เพียงชื่อผู้ติดต่อที่คุ้นเคย แบบจำลองนี้ระบุชื่อบุคคล ความสนใจ ที่อยู่ อีเมล โทรศัพท์ ตัวระบุธุรกิจ และช่องทะเบียนภาษี แต่ไม่ได้ตรวจสอบมูลค่าใดๆ หรือค้นพบนิติบุคคลที่ชำระเงินให้กับคุณ
ข้อมูลอ้างอิงหายไป — หมายเลขใบสั่งซื้อ รหัสโครงการ และชื่อผู้ติดต่อที่คีย์ระบบของลูกค้าเปิดอยู่
หมายเลขใบสั่งซื้อ รหัสโครงการ และผู้ติดต่อภายในเป็นข้อมูลอ้างอิงเฉพาะลูกค้า และเครื่องมือนี้ไม่มีฟิลด์ PO หรือรหัสโครงการโดยเฉพาะ หากลูกค้าต้องการ ให้วางข้อมูลอ้างอิงที่ตกลงไว้อย่างชัดเจนในบันทึก ข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน หรือสถานที่อื่นที่ลูกค้าอนุมัติ และยืนยันว่าระบบรับจะอ่านข้อมูลดังกล่าว
วันที่ สกุลเงิน และข้อกำหนดที่ไม่ชัดเจน — รายละเอียดที่คุณเข้าใจได้ชัดเจนและทีมประมวลผลไม่สามารถอ่านได้
การระบุปัญหาและวันครบกำหนด หมายเลขเอกสาร รหัสสกุลเงิน และเงื่อนไขการชำระเงิน โดยไม่ต้องอาศัยบริบทจากเธรดอีเมล รูปแบบ PDF ที่สร้างขึ้น ISO วันที่เป็นรูปแบบวัน-เดือน-ชื่อภาษาอังกฤษและจัดรูปแบบเงินอย่างสม่ำเสมอ แต่วันที่ครบกำหนดที่ถูกต้องและการเลือกสกุลเงินยังคงมาจากผู้เขียน
ไม่มีตัวระบุภาษีและรายละเอียดการชำระเงิน — ช่องที่เปลี่ยนเอกสารเป็นสิ่งที่ทีมการเงินสามารถทำได้
กลุ่มปาร์ตี้จะมีตัวระบุธุรกิจและภาษี ในขณะที่ส่วนท้ายจะมีคำแนะนำในการชำระเงินและข้อมูลอ้างอิง ไม่ว่าฟิลด์เหล่านั้นจำเป็นหรือเพียงพออยู่นอกเครื่องมือ ค่าที่ตั้งล่วงหน้าของประเทศไม่ตรวจสอบตัวระบุ และ PDF ไม่เป็นไปตามข้อบังคับของพอร์ทัลหรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้าง
ตัวอย่างการทำงาน — ใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธและเวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว ทีละฟิลด์
ตรวจสอบช่องร่างที่ถูกปฏิเสธทีละช่องเทียบกับรายการตรวจสอบของลูกค้า: นิติบุคคลที่ชำระเงิน ผู้ติดต่อ การอ้างอิงคำสั่งซื้อ วันที่ สกุลเงิน คำอธิบาย ยอดรวม การจัดการภาษี และเส้นทางการชำระเงิน แก้ไขข้อมูลเอกสารพื้นฐานและสร้าง PDF ใหม่ แทนที่จะใส่คำอธิบายประกอบในการส่งออกเก่าที่ไม่สอดคล้องกัน
สิ่งนี้ไม่ครอบคลุม — พอร์ทัลเฉพาะลูกค้าและข้อบังคับเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเพิ่มข้อกำหนดของตนเอง
พอร์ทัลลูกค้า การตั้งชื่อไฟล์ การจับคู่ใบสั่งซื้อ และช่องทางการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ สามารถกำหนดข้อกำหนดที่เค้าโครงไม่สามารถแสดงได้ แอปสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาครั้งละหนึ่งรายการและไม่ส่งไป การยอมรับการจัดส่งจะต้องตรวจสอบในระบบที่ลูกค้าใช้งานจริง
นำไปใช้ — ความสมบูรณ์คือรายการตรวจสอบ และเครื่องมือใบแจ้งหนี้อิสระจะให้ PDF ที่มีป้ายกำกับที่ชัดเจนและสม่ำเสมอเพื่อดำเนินการกับ
ความสมบูรณ์คือการเปรียบเทียบกับกระบวนการที่ตกลงกันไว้ ไม่ใช่คำมั่นสัญญาที่แนบมากับเทมเพลต เครื่องมือใบแจ้งหนี้อิสระจัดทำเอกสารที่สอดคล้องกับฝ่ายมาตรฐาน บรรทัด ยอดรวม และพื้นที่การชำระเงิน ใช้บันทึกย่อสำหรับบริบทรูปแบบอิสระที่รองรับ และตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้าทุกรายการแยกกัน