Tài liệu · Công cụ hóa đơn tự do
Tại sao các tài khoản phải trả từ chối hóa đơn tự do và cách tránh điều đó
· Tại sao nó quan trọng
hóa đơn xác nhận pdf
Các khách hàng lớn thanh toán thông qua các quy trình và các quy trình sẽ từ chối hóa đơn vì các chi tiết bị thiếu hoặc mơ hồ. Bài đăng này liệt kê các lý do thông thường, giải thích lý do mỗi lần chặn khoản thanh toán và cho biết cách PDF rõ ràng, đầy đủ tránh vòng lặp.
Ba mươi ngày sau, 'chúng tôi chưa bao giờ nhận được hóa đơn hợp lệ' — lời từ chối khiến đồng hồ thanh toán của bạn phải đặt lại
Một tài liệu có thể trông bóng bẩy nhưng vẫn không đáp ứng được các quy tắc tiếp nhận của người nhận. Kho lưu trữ không thiết lập chính sách đồng hồ thanh toán chung nên phản hồi hữu ích mang tính phòng ngừa: lấy hướng dẫn gửi của khách hàng, so sánh chúng với PDF đã hoàn thành và lưu giữ bằng chứng về những gì đã được gửi.
Tên pháp lý sai hoặc không đầy đủ — lập hóa đơn cho người bạn giao dịch thay vì đơn vị thanh toán
Sử dụng danh tính người bán và khách hàng hợp pháp mà sự tham gia yêu cầu thay vì chỉ tên liên hệ quen thuộc. Mô hình này cung cấp các trường tên bên, sự chú ý, địa chỉ, email, số điện thoại, số nhận dạng doanh nghiệp và đăng ký thuế, nhưng nó không xác minh bất kỳ giá trị nào hoặc khám phá thực thể thanh toán cho bạn.
Thiếu tài liệu tham khảo — số đơn đặt hàng, mã dự án và tên liên hệ, khóa hệ thống của khách hàng trên
Số đơn đặt hàng, mã dự án và địa chỉ liên hệ nội bộ là tài liệu tham khảo dành riêng cho khách hàng và công cụ này không có trường PO hoặc mã dự án chuyên dụng. Nếu khách hàng yêu cầu, hãy đặt rõ ràng tài liệu tham khảo đã thỏa thuận trong ghi chú, tài liệu tham khảo thanh toán hoặc vị trí khác được khách hàng chấp thuận và xác nhận hệ thống nhận sẽ đọc nó.
Ngày, đơn vị tiền tệ và điều khoản không rõ ràng — những chi tiết rõ ràng đối với bạn và nhóm xử lý không thể đọc được
Nêu rõ ngày phát hành và ngày đáo hạn, số tài liệu, mã tiền tệ và điều khoản thanh toán mà không cần dựa vào ngữ cảnh từ chuỗi email. Các định dạng PDF được tạo ISO có ngày tháng ở dạng tên ngày trong tháng bằng tiếng Anh và định dạng tiền một cách nhất quán nhưng ngày đến hạn và lựa chọn đơn vị tiền tệ chính xác vẫn do tác giả đưa ra.
Thiếu mã định danh thuế và chi tiết thanh toán - các trường biến tài liệu thành nội dung mà nhóm tài chính có thể thực hiện
Các khối bên cung cấp số nhận dạng doanh nghiệp và thuế, trong khi phần chân trang có thể mang hướng dẫn thanh toán và tài liệu tham khảo. Việc những trường đó là bắt buộc hay đủ đều nằm ngoài công cụ. Giá trị đặt trước của quốc gia không xác thực số nhận dạng và PDF không đáp ứng cổng thông tin hoặc ủy nhiệm hóa đơn điện tử có cấu trúc.
Ví dụ đã hoạt động - hóa đơn bị từ chối và phiên bản đã sửa của nó, theo từng trường
Xem xét từng trường dự thảo bị từ chối dựa trên danh sách kiểm tra riêng của khách hàng: tổ chức thanh toán, người liên hệ, số tham chiếu đơn hàng, ngày, đơn vị tiền tệ, mô tả, tổng số, xử lý thuế và lộ trình thanh toán. Sửa dữ liệu tài liệu cơ bản và tạo lại PDF thay vì chú thích bản xuất cũ không nhất quán.
Điều này không bao gồm những gì - cổng thông tin dành riêng cho khách hàng và nhiệm vụ lập hóa đơn điện tử, bổ sung thêm các yêu cầu riêng của họ
Cổng thông tin khách hàng, cách đặt tên tệp, kênh khớp đơn đặt hàng và hóa đơn điện tử có thể áp đặt các yêu cầu mà bố cục không thể thể hiện được. Ứng dụng tạo mỗi lần một hóa đơn hoặc báo giá và không gửi nó. Việc chấp nhận giao hàng phải được kiểm tra trong hệ thống mà khách hàng thực sự sử dụng.
Bài học rút ra - tính đầy đủ là một danh sách kiểm tra và Công cụ hóa đơn dành cho người làm việc tự do cung cấp cho bạn PDF được gắn nhãn rõ ràng, nhất quán để thực hiện
Tính đầy đủ là sự so sánh với một quy trình đã được thống nhất chứ không phải là một lời hứa kèm theo một khuôn mẫu. Công cụ Hóa đơn Tự do cung cấp một tài liệu nhất quán với các khu vực bên, dòng, tổng và thanh toán tiêu chuẩn; sử dụng ghi chú cho ngữ cảnh dạng tự do được hỗ trợ và xác minh riêng từng yêu cầu cụ thể của khách hàng.