Tài liệu · Công cụ hóa đơn tự do
Tiêu chuẩn hóa đơn điện tử so với PDF đơn giản: Những điều người làm nghề tự do nên biết
· Lý lịch
hóa đơn pdf file-formats
Hóa đơn PDF là hình ảnh hóa đơn; hóa đơn điện tử là dữ liệu có cấu trúc mà hệ thống có thể đọc mà không cần con người. Bài đăng này giải thích sự khác biệt, nêu tên các nhóm tiêu chuẩn chính trong bản phác thảo và nêu rõ rằng việc xuất PDF không phải là một trong số đó.
'Chúng tôi chỉ có thể chấp nhận hóa đơn điện tử' — thông báo của khách hàng khiến PDF hoàn toàn tốt đột nhiên không đủ
Người nhận cho biết họ chỉ chấp nhận hóa đơn điện tử không chỉ chỉ định một tài liệu trực quan. PDF được đánh bóng có thể đọc được và chính xác về mặt số học khi kênh tiếp nhận đó không thành công. Yêu cầu mạng, lược đồ, cổng thông tin hoặc nhà cung cấp được đặt tên thay vì gửi lại email cho cùng PDF.
Con người có thể đọc được so với máy có thể đọc được — tại sao văn bản của PDF là bố cục chứ không phải các trường mà hệ thống có thể tin cậy
PDF này chứa văn bản và đồ họa được định vị để một người đọc. Văn bản có thể được trích xuất nhưng ứng dụng không đánh dấu từng giá trị là trường hóa đơn đáng tin cậy trong lược đồ bên ngoài. Quá trình xuất JSON của nó tuần tự hóa mô hình tài liệu của chính ứng dụng để lưu và tải lại; nó không được quảng cáo là hóa đơn điện tử.
Các định dạng có cấu trúc ở dạng phác thảo - chỉ các khái niệm, vì kho lưu trữ này không triển khai lược đồ hóa đơn điện tử
Lập hóa đơn có cấu trúc có thể liên quan đến tài liệu XML, tệp kết hợp hoặc mạng được định tuyến nhưng kho lưu trữ không triển khai và xác minh không có nhóm nào trong số đó. Việc đặt tên các tiêu chuẩn cụ thể mà không có tiêu chuẩn được trích dẫn sẽ bổ sung thêm chi tiết không được hỗ trợ. Thực tế có thể thực hiện được là không có lược đồ hóa đơn điện tử bắt buộc nào được tạo ra ở đây.
Tại sao lại tồn tại các nhiệm vụ — lý do cần có nguồn chính thức chứ không phải giả định từ công cụ này
Bản phác thảo quy việc áp dụng của chính phủ cho việc báo cáo và giảm gian lận, nhưng những tuyên bố về chính sách đó cần có bằng chứng chính thức hiện hành cho từng chương trình. Bản kê khai công cụ không cung cấp. Kiểm tra mục đích, phạm vi, ngày tháng và danh mục giao dịch đã nêu của cơ quan có thẩm quyền thay vì lặp lại động cơ chung chung.
Nơi PDF phù hợp — bất cứ nơi nào người nhận thực tế xác nhận nó được chấp nhận
PDF phù hợp khi quy trình hiện tại của người nhận chấp nhận hóa đơn mà con người có thể đọc được. Kho không thể xác định có bao nhiêu khách hàng hoặc quốc gia làm như vậy, và nó không yêu cầu “hầu hết” các cam kết nhỏ đều chấp nhận một. Nhận được sự chấp nhận từ khách hàng hoặc kênh chính thức có liên quan đến giao dịch này.
Việc cần làm khi áp dụng ủy quyền — sử dụng kênh mà khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền của bạn chỉ định, với PDF là bản sao mà con người có thể đọc được
Khi áp dụng quy tắc ủy quyền hoặc khách hàng, hãy sử dụng kênh chính xác mà quy tắc đó chỉ định và ánh xạ dữ liệu với phần mềm được thiết kế cho lược đồ đó. PDF có thể vẫn hữu ích dưới dạng bản sao mà con người có thể đọc được nếu quy trình làm việc cho phép, nhưng nó không trở thành bản gửi có cấu trúc chỉ bằng cách di chuyển bên cạnh một bản.
Điều này không bao gồm những gì - nhiệm vụ nào áp dụng cho bạn và khi nào, điều này tùy thuộc vào quốc gia và khách hàng của bạn
Điều này không quyết định liệu một nhiệm vụ có được áp dụng hay không, khi nào nó bắt đầu hoặc có những miễn trừ nào. Những chi tiết đó có thể phụ thuộc vào người bán, người mua, địa điểm và giao dịch. Trang giới hạn từ chối rõ ràng phạm vi thông quan, định dạng bắt buộc và hóa đơn điện tử.
Bài học rút ra — Công cụ hóa đơn tự do tạo ra PDF, không phải hóa đơn điện tử có cấu trúc và việc biết sự khác biệt sẽ cho bạn biết khi nào điều đó là đủ
Hãy coi “PDF” và “hóa đơn điện tử” là các hợp đồng giao hàng khác nhau. Công cụ hóa đơn dành cho người làm nghề tự do tạo ra tệp lưu PDF cục bộ và JSON độc quyền chứ không phải hóa đơn có cấu trúc chuẩn. Chỉ sử dụng nó khi tài liệu mà con người có thể đọc được là đủ cho quá trình xác minh của người nhận.