दस्तावेज़ · फ्रीलांस इनवॉइस टूल
फ्रीलांस इनवॉइस के लिए PDF अभी भी सही प्रारूप क्यों है?
· यह क्यों मायने रखती है
चालान PDF फ़ाइल स्वरूपों
ग्राहक किसी वर्ड इनवॉइस को संपादित कर सकते हैं, किसी स्प्रेडशीट के फ़ॉर्मूले को तोड़ सकते हैं या खोलने में विफल हो सकते हैं। यह पोस्ट बताती है कि क्यों एक निश्चित-लेआउट PDF चालान के लिए अपेक्षित प्रारूप बना हुआ है, जहां यह कम पड़ता है, और कैसे संरचित ई-चालान इसके साथ फिट बैठता है।
क्लाइंट के सिस्टम ने आपका कुल बदल दिया - जब कोई इनवॉइस संपादन योग्य फ़ाइल के रूप में आता है तो क्या गलत होता है
जब कोई सूत्र या सेल बदलता है तो एक संपादन योग्य स्प्रेडशीट पुनर्गणना कर सकती है, और एक वर्ड-प्रोसेसिंग लेआउट किसी अन्य सिस्टम पर पुनः प्रवाहित हो सकता है। अंतिम रिकॉर्ड को एक अलग PDF के रूप में भेजने से प्राप्तकर्ता को कार्यशील स्रोत खोलने के लिए कहने से बचा जा सकता है। यदि आपको संशोधित और पुनर्निर्मित करने की आवश्यकता है तो स्रोत को निजी तौर पर रखें।
निश्चित लेआउट, हर जगह - क्यों PDF क्लाइंट के फोन, लैपटॉप और आर्काइव सिस्टम पर एक जैसा दिखता और प्रिंट करता है
PDF स्प्रेडशीट फ़ार्मुलों या संपादन योग्य दस्तावेज़ शैलियों को उजागर करने के बजाय एक पेज का वर्णन करता है। यह लेखक स्थानबद्ध पाठ, नियमों और वैकल्पिक JPEG इमेजरी के साथ A4 या लेटर पेज बनाता है। एक दर्शक अभी भी हाशिये पर भिन्न हो सकता है, इसलिए हर जगह सही पहचान का वादा करने के बजाय महत्वपूर्ण दस्तावेजों का निरीक्षण और प्रिंट-परीक्षण करें।
आकस्मिक रूप से परिवर्तन करना कठिन है - छेड़छाड़-प्रूफ नहीं, लेकिन लाइव स्प्रेडशीट की तुलना में आपने जो भेजा है उसका स्पष्ट रिकॉर्ड
PDF केवल इसलिए छेड़छाड़-रोधी, हस्ताक्षरित या पहुंच-नियंत्रित नहीं है क्योंकि यह PDF है। इसका व्यावहारिक लाभ यह है कि यह लाइव गणना शीट के रूप में व्यवहार करने के बजाय आपके द्वारा निर्यात किए गए पेज को रिकॉर्ड करता है। जब सटीक जारी किया गया संस्करण मायने रखता है तो भेजी गई फ़ाइल और ट्रांसमिशन साक्ष्य रखें।
संग्रहण योग्य फ़ाइलें और PDF/A - यह टूल PDF 1.4 उत्पन्न करता है, PDF/A नहीं
PDF फाइल करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए सुविधाजनक हैं, जबकि PDF/A दीर्घकालिक संरक्षण के लिए बाधाएं जोड़ता है। वर्तमान कस्टम लेखक एक मूल PDF 1.4 फ़ाइल उत्सर्जित करता है और PDF/A अनुरूपता, एम्बेडेड फ़ॉन्ट या अभिलेखीय सत्यापन का दावा नहीं करता है। जब रिकॉर्ड नीति के लिए PDF/A. की आवश्यकता होती है तो अलग से रूपांतरित या मान्य करें
जहां एक सादा PDF कम पड़ जाता है - यह मानव-पठनीय है, मशीन-पठनीय नहीं है, और कुछ ग्राहक और क्षेत्राधिकार तेजी से संरचित डेटा चाहते हैं
एक सादा PDF मुख्य रूप से एक मानव-सामना करने वाला पेज है, भले ही इसका पाठ खोजने योग्य हो। इनवॉइस टूल का JSON डाउनलोड अपना स्वयं का सेव-एंड-रीलोड प्रारूप है, मानक ई-इनवॉइस नहीं। संरचित फ़ील्ड, नेटवर्क सबमिशन या सरकारी स्कीमा की आवश्यकता वाले प्राप्तकर्ता को इसके बजाय निर्दिष्ट सिस्टम की आवश्यकता होती है।
कार्यान्वित उदाहरण - एक स्प्रेडशीट, एक वर्ड दस्तावेज़ और एक PDF के समान चालान, ग्राहक की ओर से आंका गया
एक ही ड्राफ्ट की तुलना एक संपादन योग्य शीट, एक संपादन योग्य दस्तावेज़ और जेनरेट किए गए PDF के रूप में करें। जांचें कि क्या सूत्र दृश्यमान रहते हैं, क्या फ़ॉन्ट और रैपिंग चलती है, क्या मुद्रा और कुल स्पष्ट हैं, और क्या प्राप्तकर्ता वही संग्रहीत कर सकता है जो आप जारी करना चाहते हैं।
इसमें क्या शामिल नहीं है - अनिवार्य ई-चालान प्रारूप, जो देश के अनुसार भिन्न होते हैं और PDF निर्यात से परे होते हैं
यह आलेख अनिवार्य ई-चालान प्रारूपों की पहचान नहीं करता है या यह दावा नहीं करता है कि प्रत्येक क्षेत्राधिकार में PDF स्वीकार किया जाता है। सीमाएँ पेज स्पष्ट रूप से ई-चालान स्कीमा और अनिवार्य प्रारूपों को बाहर करता है। वर्तमान आधिकारिक निर्देश और ग्राहक की ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया आधिकारिक बनी हुई है।
टेकअवे - एक PDF भेजें जब तक कि क्लाइंट को अन्यथा आवश्यकता न हो, और फ्रीलांस इनवॉइस टूल बिना सर्वर के एक उत्पन्न करता है
PDF को समीक्षा की गई मानव-पठनीय डिलीवरी के रूप में उपयोग करें जब ग्राहक इसे स्वीकार करता है, न कि किसी आवश्यक डेटा चैनल के विकल्प के रूप में। फ्रीलांस इनवॉइस टूल ज्ञात टेक्स्ट और फ़ॉन्ट सीमाओं के साथ स्थानीय रूप से PDF बनाता है, और भेजने और रिकॉर्ड प्रबंधन को आप पर छोड़ देता है।