เอกสาร · เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อิสระ
เหตุใด PDF จึงยังคงเป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับใบแจ้งหนี้อิสระ
· เหตุใดจึงสำคัญ
ใบแจ้งหนี้ pdf ไฟล์รูปแบบ
ลูกค้าสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ Word ทำลายสูตรของสเปรดชีต หรือไม่สามารถเปิดอย่างใดอย่างหนึ่งได้ โพสต์นี้อธิบายว่าทำไมรูปแบบคงที่ PDF ยังคงเป็นรูปแบบที่คาดหวังสำหรับใบแจ้งหนี้ ส่วนที่ไม่เพียงพอ และโครงสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ากันได้
ระบบของลูกค้าเปลี่ยนแปลงผลรวมของคุณ - จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึงเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้
สเปรดชีตที่แก้ไขได้สามารถคำนวณใหม่ได้เมื่อสูตรหรือเซลล์เปลี่ยนแปลง และเค้าโครงการประมวลผลคำสามารถจัดเรียงใหม่บนระบบอื่นได้ การส่งบันทึกสุดท้ายเป็น PDF แยกต่างหาก จะหลีกเลี่ยงการขอให้ผู้รับเปิดแหล่งที่มาที่ทำงาน เก็บแหล่งข้อมูลไว้เป็นส่วนตัวหากคุณต้องการแก้ไขและสร้างใหม่
รูปแบบคงที่ทุกที่ — เหตุใด PDF จึงดูและพิมพ์แบบเดียวกันบนโทรศัพท์ แล็ปท็อป และระบบเก็บข้อมูลของลูกค้า
PDF อธิบายหน้าเว็บแทนที่จะเปิดเผยสูตรสเปรดชีตหรือรูปแบบเอกสารที่แก้ไขได้ ผู้เขียนคนนี้สร้างหน้า A4 หรือ Letter พร้อมข้อความที่จัดตำแหน่ง กฎเกณฑ์ และรูปภาพ JPEG ที่เป็นตัวเลือก ผู้ดูยังคงมีความแตกต่างที่ระยะขอบได้ ดังนั้นควรตรวจสอบและทดสอบพิมพ์เอกสารสำคัญ แทนที่จะรับรองว่าจะมีตัวตนที่สมบูรณ์แบบในทุกที่
ยากที่จะแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ — ไม่ป้องกันการงัดแงะ แต่เป็นบันทึกที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณส่งเมื่อเปรียบเทียบกับสเปรดชีตสด
PDF ไม่ได้ป้องกันการงัดแงะ ลงนาม หรือควบคุมการเข้าถึงเพียงเพราะว่าเป็น PDF ข้อได้เปรียบเชิงปฏิบัติของมันคือการบันทึกเพจที่คุณส่งออกแทนที่จะทำหน้าที่เป็นแผ่นการคำนวณแบบเรียลไทม์ เก็บไฟล์ที่ส่งและหลักฐานการส่งเมื่อเวอร์ชันที่ออกที่แน่นอนมีความสำคัญ
ไฟล์ที่เก็บถาวรได้และ PDF/A — เครื่องมือนี้สร้าง PDF 1.4 ไม่ใช่ PDF/A
PDF สะดวกในการจัดเก็บและเรียกคืน ในขณะที่ PDF/A เพิ่มข้อจำกัดที่มีไว้เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว ตัวเขียนแบบกำหนดเองปัจจุบันปล่อยไฟล์ PDF 1.4 พื้นฐาน และไม่อ้างสิทธิ์ PDF/A ความสอดคล้อง แบบอักษรที่ฝัง หรือการตรวจสอบความถูกต้องของการเก็บถาวร แปลงหรือตรวจสอบแยกกันเมื่อนโยบายบันทึกกำหนดให้ PDF/A.
ในกรณีที่ PDF ธรรมดาขาดไป — เป็นสิ่งที่มนุษย์อ่านได้ ไม่ใช่เครื่องอ่านได้ และลูกค้าและเขตอำนาจศาลบางรายต้องการข้อมูลที่มีโครงสร้างมากขึ้นเรื่อยๆ
PDF ธรรมดานั้นเป็นหน้าที่พบปะกับมนุษย์เป็นหลัก แม้ว่าจะสามารถค้นหาข้อความได้ก็ตาม การดาวน์โหลด JSON ของเครื่องมือใบแจ้งหนี้เป็นรูปแบบบันทึกและโหลดซ้ำ ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน ผู้รับที่ต้องการฟิลด์ที่มีโครงสร้าง การส่งผ่านเครือข่าย หรือสคีมาของรัฐบาลจำเป็นต้องใช้ระบบที่ระบุแทน
ตัวอย่างการทำงาน — ใบแจ้งหนี้เดียวกันกับสเปรดชีต เอกสาร Word และ PDF ตัดสินจากฝั่งไคลเอ็นต์
เปรียบเทียบฉบับร่างเดียวกันกับชีตที่แก้ไขได้ เอกสารที่แก้ไขได้ และ PDF ที่สร้างขึ้น ตรวจสอบว่าสูตรยังคงปรากฏอยู่ แบบอักษรและการตัดคำจะย้ายหรือไม่ สกุลเงินและผลรวมชัดเจนหรือไม่ และผู้รับสามารถเก็บถาวรสิ่งที่คุณต้องการออกได้หรือไม่
สิ่งนี้ไม่ครอบคลุม — รูปแบบบังคับของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและอยู่นอกเหนือการส่งออก PDF
บทความนี้ไม่ได้ระบุรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็น หรืออ้างว่า PDF ได้รับการยอมรับในทุกเขตอำนาจศาล หน้าข้อจำกัดไม่รวมสคีมาการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบบังคับอย่างชัดเจน คำแนะนำอย่างเป็นทางการในปัจจุบันและกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้ายังคงเชื่อถือได้
Takeaway — ส่ง PDF เว้นแต่ลูกค้าจะกำหนดเป็นอย่างอื่น และ Freelance Invoice Tool จะสร้างหนึ่งรายการโดยไม่มีเซิร์ฟเวอร์
ใช้ PDF เป็นการนำส่งที่มนุษย์สามารถอ่านได้ที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว เมื่อนั่นคือสิ่งที่ลูกค้ายอมรับ ไม่ใช่เพื่อใช้แทนช่องทางข้อมูลที่จำเป็น เครื่องมือใบแจ้งหนี้อิสระสร้าง PDF ในเครื่อง โดยมีขีดจำกัดข้อความและแบบอักษรที่ทราบ และปล่อยให้การจัดการการส่งและบันทึกเป็นหน้าที่ของคุณ