Dokumente · Freelance-Rechnungstool
Angebot oder Rechnung: Wie der Dokumenttyp das ändert, was Sie exportieren
· Wie es funktioniert
Rechnung pdf Verträge
Ein Angebot ist ein Angebot; Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Derselbe Kunde, dieselben Artikel und dieselben Preise erzeugen zwei unterschiedliche Dokumente, und dieser Beitrag zeigt, was sich zwischen ihnen ändern sollte und wie das Tool die einzelnen Dokumente exportiert.
Die „Rechnung“, die eigentlich ein Zitat war – wie falsch beschriftete Dokumente die Buchhaltung der Kunden durcheinander bringen und die Genehmigung verzögern
Wenn Sie ein vorläufiges Arbeitsangebot als Rechnung aufrufen, kann es in einen Zahlungsprozess geschickt werden, bevor jemand die Arbeit genehmigt hat. Der umgekehrte Fehler ist ebenso unangenehm: Ein nach der Lieferung versandtes Angebot fordert den Kunden nicht eindeutig zur Zahlung auf. Das Dokumentenetikett ist Teil der Botschaft, kein dekorativer Text.
Was ein Angebot enthalten sollte – einen eindeutigen Titel, eine Gültigkeitsdauer, Annahmen und eine Erklärung, dass es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung handelt
Ein Angebot sollte eine einfache Bewertung der vorgeschlagenen Arbeiten, Preise und Annahmen vor der Verpflichtung ermöglichen. Das Tool kann dem Exportangebot einen Titel geben, verfügt jedoch über keine speziellen Gültigkeitsdauer- oder Annahmefelder. Tragen Sie diese Bedingungen also in die Notizen ein und bewahren Sie die Annahme in Ihren eigenen Unterlagen auf.
Was eine Rechnung stattdessen enthalten muss – eine eindeutige Nummer, ein Ausstellungsdatum, Zahlungsbedingungen und die für die Zahlung erforderlichen Details
Eine Rechnung ändert den Zweck von Vorschlag zu Zahlungsanforderung. Das exportierte Layout enthält einen Rechnungstitel, eine Dokumentnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitstermine, Verkäufer- und Kundensperren, Einzelposten, Gesamtbeträge, Zahlungsanweisungen und eine Zahlungsreferenz. Für diese Felder sind weiterhin genaue Informationen von Ihnen erforderlich.
Wiederverwendung derselben Details – wie derselbe Kunde, dieselben Artikel und dieselben Preise beide Dokumente bedienen können, während der Dokumenttyp über Titel und Rahmen entscheidet
Das Modell verwendet für beide Typen dieselben Parteidetails, Positionsbeschreibungen, Mengen, Preise, Rabatte und Währungen. Wenn Sie den Dokumenttyp ändern, ändert sich die Titel- und Datumsbehandlung im PDF; Es wird kein separater Kundendatensatz erstellt und kein Angebot in einen nachverfolgten Rechnungsworkflow kopiert.
Ausgearbeitetes Beispiel – Angebot für die Neugestaltung einer Website und anschließende Erstellung der entsprechenden Rechnung nach der Abnahme
Für eine Website-Neugestaltung entwerfen Sie den Umfang in Form von Einzelposten, wählen ein Angebot aus und platzieren Annahmen in den Notizen. Bewahren Sie nach der Genehmigung die vereinbarten Beschreibungen und Preise in Ihrem eigenen Datensatz auf, wählen Sie die Rechnung aus, weisen Sie die Nummer und das Fälligkeitsdatum zu und überprüfen Sie die Zahlungsanweisungen vor dem Export.
Was dies nicht abdeckt – Nachverfolgung von Annahmen, Anzahlungen oder Teilabrechnungen, die in Ihren eigenen Unterlagen gespeichert sind
Das Tool erfasst keine Abnahmen, Anzahlungen, Teilabrechnungen, Revisionen oder die Beziehung zwischen zwei Exporten. Es wird jeweils ein Dokument erstellt, ohne Kundendatenbank oder -historie. Wenn für das Engagement Meilensteine erforderlich sind, halten Sie diesen Zeitplan außerhalb des generierten PDF.
Takeaway – Wählen Sie den Dokumenttyp bewusst aus und lassen Sie das Freelance Invoice Tool für jedes Dokument einen korrekt gerahmten PDF exportieren
Wählen Sie vor dem Senden den Typ aus und lesen Sie dann das fertige Dokument so, wie es der Empfänger tun würde. Das Freelance Invoice Tool kann ein sauberes Angebot oder eine Rechnung aus denselben kommerziellen Details erstellen, aber nur Ihre Unterlagen können zeigen, wie aus dem Angebot ein genehmigter, abrechenbarer Auftrag wurde.