Документы · Инструмент для выставления счетов фрилансерам
Предложение или счет: как тип документа меняет то, что вы экспортируете
· Как это работает
счет PDF контракты
Цитата – это предложение; счет-фактура – это требование об оплате. Один и тот же клиент, товары и цены создают два разных документа, и в этом посте показано, что должно измениться между ними и как инструмент экспортирует каждый из них.
«Счет-фактура», который на самом деле был цитатой: как неправильно маркированные документы запутывают бухгалтерию клиентов и задерживают утверждение
Вызов предложения о предварительных работах и счет-фактура могут отправить его в процесс оплаты до того, как кто-либо одобрит работу. Обратная ошибка столь же неловка: в ценовом предложении, отправленном после поставки, нет четкого требования к клиенту об оплате. Ярлык документа — это часть сообщения, а не декоративная формулировка.
Что должно содержать предложение — четкое название, срок действия, предположения и заявление о том, что это не требование платежа.
Ценовое предложение должно облегчать оценку предлагаемых работ, цен и предположений до принятия обязательств. Инструмент может назвать экспорт QUOTATION, но у него нет специальных полей срока действия или принятия, поэтому укажите эти условия в примечаниях и сохраните принятие в своих собственных записях.
Что вместо этого должен содержать счет: уникальный номер, дата выставления, условия оплаты и реквизиты, необходимые для оплаты.
Счет-фактура меняет цель с предложения на требование платежа. Экспортированный макет содержит название счета-фактуры, номер документа, даты выдачи и оплаты, блоки продавца и клиента, позиции, итоговые суммы, инструкции по оплате и ссылку на платеж. Эти поля по-прежнему требуют от вас точной информации.
Повторное использование одних и тех же деталей — как один и тот же клиент, товары и цены могут обслуживать оба документа, в то время как тип документа определяет название и структуру.
В модели используются одни и те же сведения о партиях, описания строк, количества, цены, скидки и валюта для любого типа. Изменение типа документа меняет заголовок и обработку даты в PDF; он не создает отдельную запись о клиенте и не копирует предложение в рабочий процесс отслеживаемого счета.
Рабочий пример — предложение редизайна веб-сайта и последующее выставление соответствующего счета после принятия.
Для редизайна веб-сайта наметьте объем работ в виде отдельных позиций, выберите предложение и поместите предположения в примечаниях. После утверждения сохраните согласованные описания и цены в своей собственной записи, выберите счет, назначьте номер и срок оплаты и проверьте инструкции по оплате перед экспортом.
Что это не распространяется — отслеживание принятия, депозитов или частичного выставления счетов, которые хранятся в ваших собственных записях.
Инструмент не фиксирует приемку, депозиты, частичные счета, изменения или взаимосвязь между двумя экспортами. Он создает один документ за раз, без базы данных или истории клиентов. Если для взаимодействия необходимы вехи, сохраните этот график за пределами созданного PDF.
Вывод: сознательно выбирайте тип документа и позвольте инструменту выставления счетов фрилансерам экспортировать правильно оформленный PDF для каждого
Перед отправкой выберите тип, а затем прочитайте готовый документ так, как это сделал бы получатель. Инструмент выставления счетов для фрилансеров может составить чистое предложение или счет на основе тех же коммерческих деталей, но только ваши записи могут показать, как предложение стало утвержденным и оплачиваемым обязательством.