檔案·自由發票工具
報價單或發票：檔案類型如何變更您匯出的內容
· 工作原理
發票 pdf 合約
報價單是報價；發票是付款要求。相同的客戶、商品和價格會產生兩個不同的文件，這篇文章展示了它們之間應該發生什麼變化以及該工具如何匯出每個文件。
“發票”實際上是一個報價 - 標籤錯誤的檔案如何混淆客戶的簿記並延遲批准
呼叫工作前報價發票可以在任何人批准工作之前將其發送到付款流程。相反的錯誤也同樣尷尬：交貨後發送的報價沒有明確要求客戶付款。檔案標籤是訊息的一部分，而不是裝飾性措辭。
報價單應包含哪些內容 — 明確的標題、有效期限、假設以及並非付款請求的宣告
報價單應使提議的工作、價格和假設在承諾之前易於評估。該工具可以為匯出報價命名，但它沒有專用的有效期或接受欄位，因此請將這些條件放在註釋中，並將接受情況保留在您自己的記錄中。
發票必須包含的內容 — 唯一編號、開立日期、付款條件以及付款所需的詳細信息
發票將用途從提案更改為付款請求。匯出的版麵包含發票標題、單據編號、簽發日期和到期日期、賣方和客戶區塊、行項目、總計、付款說明和付款參考。這些欄位仍然需要您提供準確的資訊。
重複使用相同的細節 - 相同的客戶、專案和定價如何為兩個檔案提供服務，同時檔案類型決定標題和框架
此模型對任一類型使用相同的參與者詳細資料、產品線描述、數量、價格、折扣和貨幣。變更檔案類型會變更 PDF 中的標題和日期處理方式；它不會建立單獨的客戶記錄或將報價複製到追蹤的發票工作流程中。
工作範例 — 引用網站重新設計，然後在接受後產生符合的發票
對於網站重新設計，將範圍起草為行項目，選擇報價並在註釋中放置假設。批准後，將商定的描述和價格保留在您自己的記錄中，選擇發票，分配數量和到期日，並在匯出之前檢查付款說明。
這不包括什麼 - 追蹤接受、存款或部分帳單，這些資訊存在於您自己的記錄中
此工具不會記錄驗收、存款、部分計費、修訂或兩次匯出之間的關係。它一次建立一份文件，沒有客戶資料庫或歷史記錄。如果參與需要里程碑，請在產生的 PDF 之外維護該計劃。
重點 — 謹慎選擇檔案類型，並讓自由發票工具為每個檔案匯出正確的 PDF
在傳送前選擇類型，然後像收件者一樣閱讀完成的檔案。自由發票工具可以根據相同的商業詳細資訊產生清晰的報價單或發票，但只有您的記錄才能顯示報價如何成為經批准的可計費業務。