Tài liệu · Công cụ hóa đơn tự do
Báo giá hoặc Hóa đơn: Loại tài liệu thay đổi nội dung bạn xuất như thế nào
· Cách thức hoạt động
hóa đơn pdf hợp đồng
Một báo giá là một lời đề nghị; hóa đơn là một yêu cầu thanh toán. Cùng một khách hàng, các mặt hàng và giá tạo ra hai tài liệu khác nhau và bài đăng này cho biết những gì sẽ thay đổi giữa chúng và cách công cụ xuất từng tài liệu.
'Hóa đơn' thực chất là một báo giá - các tài liệu bị dán nhãn sai gây nhầm lẫn cho việc ghi sổ kế toán của khách hàng và trì hoãn việc phê duyệt như thế nào
Gọi một phiếu mua hàng trước khi làm việc là một hóa đơn có thể gửi nó vào quy trình thanh toán trước khi bất kỳ ai phê duyệt công việc. Sai lầm ngược lại cũng khó xử không kém: báo giá được gửi sau khi giao hàng không yêu cầu khách hàng thanh toán một cách rõ ràng. Nhãn tài liệu là một phần của thông điệp chứ không phải từ ngữ trang trí.
Nội dung của bản báo giá - tiêu đề rõ ràng, thời hạn hiệu lực, các giả định và tuyên bố rằng đó không phải là yêu cầu thanh toán
Báo giá phải làm cho công việc đề xuất, giá cả và các giả định dễ dàng được đánh giá trước khi cam kết. Công cụ này có thể đặt tiêu đề cho bản xuất QUOTATION nhưng không có trường chấp nhận hoặc thời hạn hiệu lực riêng, vì vậy hãy đặt các điều kiện đó vào ghi chú và lưu sự chấp nhận vào hồ sơ của riêng bạn.
Thay vào đó, hóa đơn phải có những gì - một số duy nhất, ngày phát hành, điều khoản thanh toán và các chi tiết cần thiết để thanh toán cho bạn
Hóa đơn thay đổi mục đích từ đề xuất sang yêu cầu thanh toán. Bố cục được xuất mang tiêu đề hóa đơn, số tài liệu, ngày phát hành và ngày đến hạn, khối người bán và khách hàng, chi tiết đơn hàng, tổng số, hướng dẫn thanh toán và tham chiếu thanh toán. Những lĩnh vực đó vẫn cần thông tin chính xác từ bạn.
Sử dụng lại các chi tiết giống nhau - cách cùng một khách hàng, mặt hàng và giá cả có thể phân phát cả hai tài liệu trong khi loại tài liệu quyết định tiêu đề và khung
Mô hình sử dụng cùng thông tin chi tiết về bên, mô tả dòng, số lượng, giá cả, chiết khấu và đơn vị tiền tệ cho cả hai loại. Việc thay đổi loại tài liệu sẽ thay đổi tiêu đề và cách xử lý ngày trong PDF; nó không tạo một bản ghi khách hàng riêng biệt hoặc sao chép báo giá vào quy trình làm việc hóa đơn được theo dõi.
Ví dụ hoạt động - trích dẫn thiết kế lại trang web, sau đó tạo hóa đơn phù hợp sau khi được chấp nhận
Để thiết kế lại trang web, hãy phác thảo phạm vi dưới dạng chi tiết đơn hàng, chọn báo giá và đặt các giả định vào ghi chú. Sau khi phê duyệt, hãy giữ lại các mô tả và giá đã thỏa thuận trong hồ sơ của riêng bạn, chọn hóa đơn, chỉ định số và ngày đến hạn, đồng thời kiểm tra hướng dẫn thanh toán trước khi xuất.
Điều này không bao gồm những gì - theo dõi việc chấp nhận, đặt cọc hoặc thanh toán một phần, có trong hồ sơ của riêng bạn
Công cụ này không ghi lại việc chấp nhận, đặt cọc, thanh toán một phần, sửa đổi hoặc mối quan hệ giữa hai lần xuất khẩu. Nó xây dựng từng tài liệu một mà không có cơ sở dữ liệu hoặc lịch sử khách hàng. Nếu hoạt động tương tác cần có các mốc quan trọng, hãy duy trì lịch trình đó ngoài PDF đã tạo.
Bài học rút ra - hãy chọn loại tài liệu một cách có chủ ý và để Công cụ hóa đơn dành cho người làm nghề tự do xuất PDF được đóng khung chính xác cho mỗi loại
Chọn loại trước khi gửi, sau đó đọc tài liệu hoàn chỉnh như người nhận. Công cụ hóa đơn dành cho người làm nghề tự do có thể tạo báo giá hoặc hóa đơn rõ ràng từ cùng một chi tiết thương mại, nhưng chỉ hồ sơ của bạn mới có thể cho thấy ưu đãi đã trở thành một cam kết có thể lập hóa đơn được phê duyệt như thế nào.