Bahasa Melayu

Bagaimana untuk mengeluarkan invois sebagai pekerja bebas

Perkara yang terdapat pada invois bebas, mengapa setiap medan penting apabila anda ingin dibayar, dan cara mengekalkan nombor dan rekod anda dengan lurus.

Invois ialah permintaan untuk pembayaran, dan rekod

Invois melakukan dua kerja serentak. Ia memberitahu pelanggan anda dengan tepat apa yang mereka berhutang, untuk apa dan bila — dan ia adalah rekod yang anda dan pelanggan anda simpan dalam perjanjian itu. Kebanyakan pembayaran lewat bukan niat jahat. Invois tersebut ialah invois yang sampai ke peti masuk yang salah, tiba tanpa rujukan pesanan belian atau membawa jumlah yang tidak dapat diselaraskan oleh pasukan kewangan dengan apa yang mereka jangkakan.

Sebut harga melakukan kerja pertama sebelum kerja bermula: susun atur yang sama, tetapi mencadangkan harga dan bukannya meminta bayaran. Alat ini membina kedua-duanya daripada dokumen yang sama, jadi anda boleh memetik dahulu dan menggunakan semula angka itu kemudian.

Perkara yang diperlukan oleh setiap invois

Ini ialah medan yang akan dicari oleh pasukan akaun pelanggan. Kehilangan salah satu daripadanya adalah sebab biasa invois diletakkan dan bukannya dibayar.

  1. Label yang jelas: perkataan "Invois" (atau "Sebut Harga") jadi ia tidak boleh disalah anggap sebagai penyata atau resit.
  2. Nombor dokumen yang unik. Jangan sekali-kali menggunakan semula satu, dan jangan sekali-kali mengeluarkan dua dokumen dengan nombor yang sama.
  3. Tarikh keluaran dan tarikh akhir yang sepadan dengan syarat pembayaran yang anda setujui.
  4. Nama sah atau perdagangan anda, alamat dan butiran hubungan, jadi pelanggan tahu siapa yang perlu dibayar dan siapa yang perlu ditanya.
  5. Nama dan alamat pelanggan tepat seperti yang mereka berikan, serta baris "Perhatian" jika pasukan kewangan mereka memintanya.
  6. Penerangan bagi setiap item yang cukup khusus sehingga seseorang yang tidak berada dalam mesyuarat itu boleh memberitahu perkara itu.
  7. Kuantiti, harga unit dan jumlah baris untuk setiap item, kemudian jumlah kecil, sebarang diskaun, sebarang cukai dan jumlah akhir yang perlu dibayar.
  8. Cara membayar: butiran bank atau rujukan pembayaran yang digunakan oleh negara anda — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, IBAN — atau apa sahaja yang anda telah bersetuju.

Mulakan dengan memberitahunya dari mana anda menerima invois

Menu lungsur negara di bahagian atas panel Dokumen menetapkan konvensyen yang lain dalam borang berikut: mata wang ia bermula, sama ada garis cukai tertera GST, VAT, IVA, Ibu atau Cukai penggunaan dan nama dua medan pengecam pilihan — UEN, ABN, EIN, SIRET, KVK nombor, CNPJ, nombor syarikat dan sebagainya.

Pilih negara yang anda invois FROM, bukan negara tempat pelanggan anda berada. Pendaftaran anda dan pengecam anda adalah milik tempat anda beroperasi; lokasi pelanggan anda mempengaruhi perkara yang anda bersetuju dengan mereka, bukan apa yang dipanggil medan ini.

Jika negara anda tidak disenaraikan, pilih "Lain-lain / tidak disenaraikan". Ia menggunakan label neutral, praisi tanpa kadar cukai dan meninggalkan setiap medan teks percuma supaya anda boleh memadankan sendiri amalan tempatan. Menukar negara tidak sekali-kali menyentuh item baris anda atau butiran yang telah anda taip.

Penomboran yang tidak akan membuat anda tersandung

Pilih skim dan kekal dengannya. Awalan dan pembilang berlapik sifar — INV-2026-0001 — mengisih dengan betul dalam penyenaraian folder, bertahan dalam sempadan tahun dan menjadikannya jelas apabila nombor tiada. Butang "Nombor seterusnya" alat ini menambah digit di belakang dan mengekalkan padding anda, jadi INV-2026-0009 menjadi INV-2026-0010 bukannya INV-2026-10.

Elakkan penomboran mengikut tarikh sahaja. Dua invois yang dikeluarkan pada hari yang sama bertembung, dan anda akhirnya akan mengeluarkan dua invois dalam satu hari.

Jika anda membatalkan dokumen, jangan gunakan semula nombornya. Jurang yang boleh anda jelaskan adalah lebih mudah untuk ditangani daripada pendua yang anda tidak boleh.

Menghuraikan kerja supaya ia diluluskan

Tulis penerangan untuk orang yang meluluskan pembayaran, bukan untuk diri sendiri. "Kerja reka bentuk" tidak memberitahu kelulusan. "Reka bentuk identiti jenama — logo, palet dan sistem jenis, mengikut cadangan 4 Ogos" memberitahu mereka dari mana bajet itu datang dan perjanjian yang mana ia memuaskan.

Jika pelanggan anda menggunakan pesanan pembelian, letakkan nombor PO dalam keterangan atau nota. Dalam kebanyakan organisasi, invois tanpa PO yang sepadan ditolak secara automatik, sebelum manusia membacanya.

Di mana anda mengecas semula kos yang anda bayar bagi pihak pelanggan — lesen foto stok, fon, kurier — nyatakan di talian. Alat ini mempunyai tanda "Tertakluk kepada cukai" setiap baris supaya item tersebut boleh dikendalikan secara berasingan daripada yuran anda sendiri apabila anda memerlukannya.

Diskaun: setiap baris atau pada keseluruhan invois

Diskaun setiap baris mengurangkan satu item, iaitu perkara yang anda inginkan apabila satu item didiskaun atas sebab tertentu — kadar tempahan ulangan pada satu perkhidmatan, katakan.

Diskaun peringkat invois mengurangkan jumlah kecil selepas semua baris ditambahkan, iaitu perkara yang anda inginkan untuk pengurangan muhibah atau kadar pakej merentas keseluruhan penglibatan.

Pesanan itu penting dan alat ini membetulkannya: diskaun baris dahulu, kemudian jumlah kecil, kemudian diskaun invois, kemudian cukai ke atas baki. Jika anda menggunakan cukai sebelum diskaun, anda melebih-lebihkan cukai tersebut dan jumlah yang dikira pelanggan anda tidak akan sepadan dengan cukai anda.

Syarat pembayaran dan mendapat bayaran

Tarikh tamat sahaja bermakna jika terma telah dipersetujui sebelum kerja dimulakan. "Bersih 14" atau "Bersih 30" dari tarikh terbitan ialah susunan biasa dalam banyak pasaran; apa sahaja yang anda pilih, letakkannya dalam perjanjian pertunangan dan kemudian nyatakannya dalam tarikh akhir di sini.

Hantar invois ke tempat yang betul. Bagi kebanyakan syarikat yang merupakan alamat yang boleh dibayar akaun, bukan hubungan harian anda. Tanya sekali, pada permulaan pertunangan, dan rekod jawapannya.

Simpan salinan anda sendiri. Eksport JSON serta PDF: JSON boleh dibuka semula dalam alat ini kemudian dan diedit, manakala PDF ialah rekod tetap bagi apa yang anda hantar.

Tempat tinggal data anda

Segala-galanya dalam alat ini kekal dalam pelayar anda. Draf autosimpan ke storan setempat pelayar ini, PDF dijana pada peranti anda dan tiada invois, nama pelanggan atau logo dihantar ke mana-mana sahaja. Mengosongkan data pelayar anda juga akan mengosongkan draf, itulah sebabnya mengeksport JSON untuk apa sahaja yang anda mahu simpan adalah bernilai klik tambahan.

Soalan

Adakah saya perlu menggunakan nombor invois?

Rujukan unik ialah perkara yang membolehkan anda dan pelanggan anda bercakap tentang dokumen yang sama tanpa kesamaran, dan ini yang menjadikan rekod anda sendiri boleh diaudit. Sebarang skim yang konsisten berfungsi; bahagian penting ialah nombor adalah unik dan tidak pernah digunakan semula.

Apakah perbezaan antara invois dan sebut harga di sini?

Dokumen yang sama dengan label berbeza dan medan tarikh berbeza: petikan menunjukkan "Sah sehingga" dan bukannya "Tarikh tamat" dan tidak meminta pembayaran. Beralih antara mereka dengan kawalan jenis Dokumen; item baris dan jumlah anda terbawa-bawa.

Bolehkah saya invois dalam mata wang selain daripada negara saya sendiri?

ya. Negara dan mata wang adalah lungsur turun yang berasingan. Pilih negara anda untuk label dan lalai, kemudian pilih mana-mana mata wang yang disokong untuk dokumen tersebut. Jumlah dipegang sebagai unit kecil keseluruhan — sen, atau yen keseluruhan untuk mata wang tanpa subunit — jadi penukaran mata wang tidak sekali-kali menimbulkan ralat pembundaran dalam angka yang telah anda taip.

Had

  • Panduan ini menerangkan amalan penginvoisan biasa. Ia bukan nasihat cukai, undang-undang atau perakaunan, dan ia tidak memberitahu anda apa yang anda perlu lakukan.
  • Alat ini tidak menghantar invois, menjejaki sama ada ia telah dibayar atau mengejar pembayar lewat.
  • Tiada pangkalan data pelanggan dan tiada sejarah: satu dokumen pada satu masa, serta apa sahaja fail JSON yang anda simpan sendiri.
  • Draf hidup dalam pelayar ini sahaja. Pelayar yang berbeza, peranti lain atau data tapak yang dikosongkan bermakna draf yang berbeza.
  • Pratetap negara menamakan semula medan dan tetapkan lalai. Mereka tidak melaksanakan peraturan penginvoisan, format mandatori atau keperluan e-invois negara.