Come emettere fattura come libero professionista

Una fattura è una richiesta di pagamento e un record

Una fattura svolge due lavori contemporaneamente. Indica al tuo cliente esattamente cosa deve, per cosa ed entro quando - ed è la registrazione di tale accordo che tu e il tuo cliente conservate. La maggior parte dei ritardi nei pagamenti non sono dolosi. Si tratta di fatture arrivate nella casella di posta sbagliata, senza un riferimento all'ordine di acquisto o con un totale che il team finanziario non è riuscito a riconciliare con quanto previsto.

Un preventivo fa il primo lavoro prima dell'inizio dei lavori: stesso layout, ma proponendo un prezzo anziché richiedere il pagamento. Questo strumento crea entrambi dallo stesso documento, quindi puoi prima citare e riutilizzare le figure in seguito.

Ciò di cui ha bisogno ogni fattura

Questi sono i campi che il team dedicato alla contabilità del cliente cercherà. La mancanza di uno di essi è un motivo comune per cui una fattura viene parcheggiata anziché pagata.

1. Un'etichetta chiara: la parola “Fattura” (o “Preventivo”) perché non possa essere confusa con un estratto conto o una ricevuta.
2. Un numero di documento univoco. Non riutilizzarne mai uno e non emettere mai due documenti con lo stesso numero.
3. La data di emissione e una data di scadenza che corrisponda ai termini di pagamento concordati.
4. Il tuo nome legale o commerciale, indirizzo e dettagli di contatto, in modo che il cliente sappia chi pagare e a chi chiedere.
5. Il nome e l'indirizzo del cliente esattamente come li ha forniti, più una riga "Attenzione" se il team finanziario ne ha richiesto uno.
6. Una descrizione di ciascun elemento sufficientemente specifica da consentire a qualcuno che non era presente alla riunione di capire di cosa si tratta.
7. Quantità, prezzo unitario e totale riga per ciascun articolo, quindi il totale parziale, eventuali sconti, eventuali tasse e l'importo finale dovuto.
8. Come pagare: coordinate bancarie o il riferimento di pagamento utilizzato dal tuo Paese — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, un IBAN — o qualunque cosa tu abbia concordato.

Inizia dicendogli da dove fatturi

Il menu a discesa del Paese nella parte superiore del pannello Documento imposta le convenzioni seguite dal resto del modulo: la valuta in cui inizia, se la riga dell'imposta dice GST, VAT, IVA, Imposta sulle mamme o sui consumi e come vengono chiamati i due campi identificativo facoltativi: UEN, ABN, EIN, SIRET, KVK numero, CNPJ, numero azienda e così via.

Scegli il Paese in cui fatturerai FROM, non quello in cui si trova il tuo cliente. La tua registrazione e i tuoi identificatori appartengono al luogo in cui operi; la posizione del tuo cliente influisce su ciò che sei d'accordo con lui, non su come vengono chiamati questi campi.

Se il tuo Paese non è nell'elenco, seleziona "Altro/non elencato". Utilizza etichette neutre, non precompila alcuna aliquota fiscale e lascia testo libero in ogni campo in modo da poter abbinare tu stesso la pratica locale. La modifica del Paese non influisce mai sugli elementi pubblicitari o sui dettagli digitati.

Numerazione che non ti farà inciampare

Scegli uno schema e mantienilo. Un prefisso e un contatore con riempimento di zero — INV-2026-0001 — ordina correttamente nell'elenco di cartelle, sopravvive a un limite di anno e rende evidente quando manca un numero. Il pulsante "Numero successivo" di questo strumento incrementa le cifre finali e mantiene la spaziatura interna, quindi INV-2026-0009 diventa INV-2026-0010 anziché INV-2026-10.

Evita di numerare solo in base alla data. Due fatture emesse lo stesso giorno entrano in conflitto e alla fine ne emetterai due in un giorno.

Se annulli un documento, non riutilizzarne il numero. Una lacuna che puoi spiegare è molto più facile da affrontare rispetto a un duplicato che non puoi.

Descrivere il lavoro in modo che venga approvato

Scrivi la descrizione per la persona che approva il pagamento, non per te stesso. Il "lavoro di progettazione" non dice nulla all'approvatore. "Design dell'identità del marchio: logo, tavolozza e sistema di caratteri, come da proposta di 4 agosto" dice loro da quale budget proviene e quale accordo soddisfa.

Se il tuo cliente utilizza ordini di acquisto, inserisci il numero dell'ordine d'acquisto nella descrizione o nelle note. In molte organizzazioni una fattura senza un ordine d'acquisto corrispondente viene rifiutata automaticamente, prima ancora che un essere umano la legga.

Se stai addebitando un costo pagato per conto del cliente (una licenza per foto stock, un carattere, un corriere), dillo online. Questo strumento ha un segno di spunta "Soggetto a imposta" per riga in modo che tali articoli possano essere trattati separatamente dalle tue tariffe quando ne hai bisogno.

Sconti: per riga o su tutta la fattura

Uno sconto per riga riduce un articolo, che è ciò che desideri quando un singolo articolo viene scontato per un motivo specifico, ad esempio una tariffa per la prenotazione ripetuta di un servizio.

Uno sconto a livello di fattura riduce il totale parziale dopo l'aggiunta di tutte le righe, ovvero ciò che si desidera per una riduzione dell'avviamento o una tariffa del pacchetto per l'intero impegno.

L'ordine conta e questo strumento risolve il problema: prima gli sconti di riga, poi il subtotale, poi lo sconto in fattura, infine l'imposta su ciò che resta. Se applichi l'imposta prima di uno sconto, sopravvaluti l'imposta e il totale calcolato dal cliente non corrisponderà al tuo.

Termini di pagamento e pagamento

Una data di scadenza ha senso solo se i termini sono stati concordati prima dell'inizio dei lavori. "Netto 14" o "Netto 30" dalla data di emissione è un accordo comune in molti mercati; qualunque cosa tu scelga, inseriscila nell'accordo di fidanzamento e poi riportala nella data di scadenza qui.

Invia la fattura al posto giusto. Per molte aziende si tratta di un indirizzo di contabilità fornitori, non del contatto quotidiano. Chiedi una volta, all'inizio dell'impegno, e registra la risposta.

Conserva la tua copia. Esporta il JSON così come il PDF: il JSON può essere riaperto in questo strumento in un secondo momento e modificato, mentre il PDF è il record fisso di ciò che hai inviato.

Dove risiedono i tuoi dati

Tutto in questo strumento rimane nel tuo browser. La bozza viene salvata automaticamente nella memoria locale di questo browser, il PDF viene generato sul tuo dispositivo e nessuna fattura, nome cliente o logo viene mai inviato da nessuna parte. Cancellando i dati del browser cancelli anche la bozza, motivo per cui esportare JSON per tutto ciò che desideri conservare vale il clic extra.

Domande

Limitazioni

• Questa guida descrive le pratiche comuni di fatturazione. Non si tratta di una consulenza fiscale, legale o contabile e non ti dice cosa sei tenuto a fare.
• Lo strumento non invia fatture, monitora se sono state pagate o insegue i pagatori in ritardo.
• Non esiste un database dei clienti né una cronologia: un documento alla volta, più qualsiasi file JSON salvi tu stesso.
• Le bozze sono disponibili solo in questo browser. Un browser diverso, un dispositivo diverso o dati del sito cancellati indicano una bozza diversa.
• Le preimpostazioni nazionali rinominano i campi e impostano i valori predefiniti. Non implementano le regole di fatturazione di alcun paese, i formati obbligatori o i requisiti di fatturazione elettronica.