Cách xuất hóa đơn với tư cách là freelancer

Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán và một bản ghi

Một hóa đơn thực hiện hai công việc cùng một lúc. Nó cho khách hàng của bạn biết chính xác họ nợ những gì, nợ gì và khi nào - và đó là hồ sơ mà cả bạn và khách hàng đều lưu giữ về thỏa thuận đó. Hầu hết các khoản thanh toán trễ không phải là ác ý. Đó là một hóa đơn được gửi đến nhầm hộp thư đến, được gửi đến mà không có tham chiếu đơn đặt hàng hoặc có tổng số tiền mà nhóm tài chính không thể đối chiếu so với những gì họ mong đợi.

Báo giá thực hiện công việc đầu tiên trước khi bắt đầu công việc: bố cục giống nhau nhưng đề xuất giá thay vì yêu cầu thanh toán. Công cụ này xây dựng cả hai từ cùng một tài liệu, vì vậy bạn có thể trích dẫn trước và sử dụng lại số liệu sau.

Những gì mọi hóa đơn cần

Đây là những trường mà nhóm tài khoản của khách hàng sẽ tìm kiếm. Thiếu bất kỳ một trong số chúng là lý do phổ biến khiến hóa đơn được giữ lại thay vì thanh toán.

1. Nhãn rõ ràng: có chữ “Hóa đơn” (hoặc “Báo giá”) để không thể nhầm lẫn với bảng kê hoặc biên nhận.
2. Một số tài liệu duy nhất. Không bao giờ sử dụng lại một tài liệu và không bao giờ phát hành hai tài liệu có cùng số.
3. Ngày phát hành và ngày đến hạn khớp với các điều khoản thanh toán mà bạn đã đồng ý.
4. Tên pháp lý hoặc tên giao dịch, địa chỉ và chi tiết liên hệ của bạn để khách hàng biết ai sẽ thanh toán và hỏi ai.
5. Tên và địa chỉ của khách hàng chính xác như họ đã cung cấp, cùng với dòng "Chú ý" nếu nhóm tài chính của họ yêu cầu.
6. Mô tả về từng mục đủ cụ thể để những người không tham gia cuộc họp có thể biết đó là gì.
7. Số lượng, đơn giá và tổng dòng cho từng mặt hàng, sau đó là tổng phụ, mọi khoản giảm giá, mọi khoản thuế và số tiền cuối cùng phải trả.
8. Cách thanh toán: chi tiết ngân hàng hoặc tham chiếu thanh toán mà quốc gia của bạn sử dụng — PayNow, UPI, NhắcPay, Pix, IBAN — hoặc bất cứ điều gì bạn đã đồng ý.

Bắt đầu bằng cách cho nó biết bạn xuất hóa đơn từ đâu

Danh sách quốc gia thả xuống ở đầu bảng Tài liệu đặt ra các quy ước mà phần còn lại của biểu mẫu tuân theo: loại tiền tệ bắt đầu, dòng thuế có ghi GST, VAT, IVA, Thuế mẹ hoặc Thuế tiêu dùng và hai trường định danh tùy chọn được gọi là gì — UEN, ABN, EIN, SIRET, số KVK, CNPJ, số công ty, v.v.

Chọn quốc gia mà bạn lập hóa đơn FROM, không phải quốc gia mà khách hàng của bạn đang ở. Đăng ký và số nhận dạng của bạn thuộc về nơi bạn hoạt động; vị trí của khách hàng của bạn ảnh hưởng đến những gì bạn đồng ý với họ, chứ không phải những trường này được gọi là gì.

Nếu quốc gia của bạn không được liệt kê, hãy chọn "Khác / không được liệt kê". Nó sử dụng nhãn trung lập, điền trước không có thuế suất và để lại văn bản trống ở mọi trường để bạn có thể tự mình đối chiếu thông lệ địa phương. Việc thay đổi quốc gia không bao giờ chạm đến chi tiết đơn hàng của bạn hoặc chi tiết bạn đã nhập.

Đánh số sẽ không làm bạn vấp ngã

Chọn một kế hoạch và ở lại với nó. Tiền tố và bộ đếm không đệm — INV-2026-0001 — sắp xếp chính xác trong danh sách thư mục, tồn tại trong ranh giới năm và hiển thị rõ ràng khi thiếu một số. Nút "Số tiếp theo" của công cụ này sẽ tăng các chữ số ở cuối và giữ nguyên khoảng đệm của bạn, vì vậy INV-2026-0009 trở thành INV-2026-0010 thay vì INV-2026-10.

Tránh đánh số theo ngày tháng. Hai hóa đơn được phát hành trong cùng một ngày xung đột với nhau và cuối cùng bạn sẽ phát hành hai hóa đơn trong một ngày.

Nếu bạn làm mất hiệu lực một tài liệu, đừng sử dụng lại số của nó. Một khoảng trống bạn có thể giải thích sẽ dễ giải quyết hơn nhiều so với một khoảng trống mà bạn không thể giải thích.

Mô tả công việc để nó được phê duyệt

Viết mô tả cho người phê duyệt khoản thanh toán chứ không phải cho chính bạn. "Công việc thiết kế" không nói lên điều gì với người phê duyệt. "Thiết kế nhận diện thương hiệu — hệ thống logo, bảng màu và kiểu chữ, theo đề xuất của 4 tháng 8" cho họ biết nó đến từ ngân sách nào và nó đáp ứng được thỏa thuận nào.

Nếu khách hàng của bạn sử dụng đơn đặt hàng, hãy ghi số PO vào phần mô tả hoặc ghi chú. Ở nhiều tổ chức, hóa đơn không có PO phù hợp sẽ tự động bị từ chối trước khi con người đọc nó.

Trường hợp bạn đang tính lại chi phí mà bạn đã trả thay mặt cho khách hàng - giấy phép lưu trữ ảnh, phông chữ, chuyển phát nhanh - hãy nói như vậy trên đường dây. Công cụ này có đánh dấu "Phải chịu thuế" trên mỗi dòng để những mục đó có thể được xử lý riêng biệt với phí của bạn khi bạn cần.

Giảm giá: theo dòng hoặc trên toàn bộ hóa đơn

Giảm giá trên mỗi dòng sẽ giảm một mặt hàng, đó là điều bạn muốn khi một mặt hàng được giảm giá vì một lý do cụ thể - chẳng hạn như tỷ lệ đặt lại trên một dịch vụ.

Chiết khấu ở mức hóa đơn sẽ giảm tổng phụ sau khi tất cả các dòng được thêm vào, đây là mức bạn muốn để giảm thiện chí hoặc tỷ lệ trọn gói trong toàn bộ quá trình tham gia.

Thứ tự đóng vai trò quan trọng và công cụ này sẽ khắc phục vấn đề đó: giảm giá theo dòng trước, sau đó là tổng phụ, sau đó là giảm giá hóa đơn, sau đó đánh thuế những gì còn lại. Nếu bạn áp dụng thuế trước khi giảm giá, bạn đã tính thuế quá cao và tổng số tiền mà khách hàng tính toán sẽ không khớp với số tiền của bạn.

Điều khoản thanh toán và nhận thanh toán

Ngày đáo hạn chỉ có ý nghĩa nếu các điều khoản đã được thống nhất trước khi công việc bắt đầu. "Ròng 14" hoặc "Ròng 30" kể từ ngày phát hành là sự sắp xếp phổ biến ở nhiều thị trường; bất cứ điều gì bạn chọn, hãy ghi nó vào thỏa thuận đính hôn và sau đó phản ánh nó vào ngày đáo hạn tại đây.

Gửi hóa đơn đến đúng nơi. Đối với nhiều công ty, đó là địa chỉ phải trả chứ không phải địa chỉ liên hệ hàng ngày của bạn. Hãy hỏi một lần khi bắt đầu tương tác và ghi lại câu trả lời.

Giữ bản sao của riêng bạn. Xuất JSON cũng như PDF: JSON có thể được mở lại trong công cụ này sau và chỉnh sửa, trong khi PDF là bản ghi cố định về những gì bạn đã gửi.

Dữ liệu của bạn tồn tại ở đâu

Mọi thứ trong công cụ này vẫn ở trong trình duyệt của bạn. Bản nháp tự động lưu vào bộ nhớ cục bộ của trình duyệt này, PDF được tạo trên thiết bị của bạn và không có hóa đơn, tên khách hàng hay biểu tượng nào được gửi đi bất cứ đâu. Việc xóa dữ liệu trình duyệt của bạn cũng sẽ xóa bản nháp, đó là lý do tại sao việc xuất JSON cho bất kỳ thứ gì bạn muốn giữ lại đáng để bạn phải nhấp chuột thêm.

Câu hỏi

Hạn chế

• Hướng dẫn này mô tả cách thực hành lập hóa đơn phổ biến. Đây không phải là lời khuyên về thuế, pháp lý hoặc kế toán và không cho bạn biết bạn phải làm gì.
• Công cụ này không gửi hóa đơn, không theo dõi xem hóa đơn đã được thanh toán hay truy đuổi những người thanh toán trễ.
• Không có cơ sở dữ liệu khách hàng và không có lịch sử: mỗi lần một tài liệu, cộng với bất kỳ tệp JSON nào bạn tự lưu.
• Bản nháp chỉ tồn tại trong trình duyệt này. Một trình duyệt khác, một thiết bị khác hoặc dữ liệu trang web đã bị xóa có nghĩa là một bản nháp khác.
• Các cài đặt trước của quốc gia đổi tên các trường và đặt mặc định. Họ không thực hiện các quy tắc lập hóa đơn, các định dạng bắt buộc hoặc yêu cầu về hóa đơn điện tử của bất kỳ quốc gia nào.