So stellen Sie als Freiberufler eine Rechnung aus

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung und eine Aufzeichnung

Eine Rechnung erledigt zwei Aufgaben gleichzeitig. Es sagt Ihrem Kunden genau, was er wofür und bis wann schuldet – und es ist die Aufzeichnung, die Sie und Ihr Kunde über diese Vereinbarung führen. Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine böse Absicht. Dabei handelt es sich um eine Rechnung, die im falschen Posteingang gelandet ist, ohne Bestellreferenz eingegangen ist oder einen Gesamtbetrag enthielt, den das Finanzteam nicht mit seinen Erwartungen in Einklang bringen konnte.

Ein Kostenvoranschlag erledigt den ersten Job, bevor mit der Arbeit begonnen wird: das gleiche Layout, aber mit einem Preisvorschlag statt einer Zahlungsaufforderung. Dieses Tool erstellt beides aus demselben Dokument, sodass Sie zunächst ein Angebot erstellen und die Zahlen später wiederverwenden können.

Was jede Rechnung braucht

Dies sind die Felder, nach denen das Buchhaltungsteam eines Kunden suchen wird. Das Fehlen einer davon ist ein häufiger Grund dafür, dass eine Rechnung geparkt und nicht bezahlt wird.

1. Ein klares Etikett: das Wort „Rechnung“ (oder „Angebot“), damit es nicht mit einer Abrechnung oder Quittung verwechselt werden kann.
2. Eine eindeutige Dokumentnummer. Verwenden Sie niemals ein Dokument erneut und stellen Sie niemals zwei Dokumente mit derselben Nummer aus.
3. Das Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum, das den von Ihnen vereinbarten Zahlungsbedingungen entspricht.
4. Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten, damit der Kunde weiß, wen er bezahlen und wen er fragen muss.
5. Der Name und die Adresse des Kunden genau so, wie er sie angegeben hat, plus eine "Attention"-Zeile, falls das Finanzteam danach fragt.
6. Eine Beschreibung jedes Elements, die so spezifisch ist, dass jemand, der nicht an der Besprechung teilgenommen hat, erkennen kann, um was es sich handelt.
7. Menge, Einzelpreis und Positionssumme für jeden Artikel, dann die Zwischensumme, etwaige Rabatte, etwaige Steuern und der endgültige fällige Betrag.
8. So zahlen Sie: Bankverbindung oder die in Ihrem Land verwendete Zahlungsreferenz – PayNow, UPI, PromptPay, Pix, eine IBAN – oder was auch immer Sie vereinbart haben.

Geben Sie zunächst an, von wo aus Sie die Rechnung stellen

Das Länder-Dropdown-Menü oben im Dokumentbereich legt die Konventionen fest, denen der Rest des Formulars folgt: die Währung, in der es beginnt, ob in der Steuerzeile GST, Mehrwertsteuer, IVA, Mütter- oder Verbrauchssteuer steht und wie die beiden optionalen Identifikationsfelder heißen – UEN, ABN, EIN, SIRET, KVK-Nummer, CNPJ, Unternehmensnummer usw.

Wählen Sie das Land, aus dem Sie Ihre Rechnungen ausstellen, und nicht das Land, in dem sich Ihr Kunde befindet. Ihre Registrierung und Ihre Kennungen gehören zu dem Land, in dem Sie tätig sind. Der Standort Ihres Kunden hat Einfluss darauf, was Sie mit ihm vereinbaren, nicht wie diese Felder heißen.

Wenn Ihr Land nicht aufgeführt ist, wählen Sie „Andere / nicht aufgeführt“. Es verwendet neutrale Etiketten, füllt keinen Steuersatz vorab aus und lässt in jedem Feld Freitext, damit Sie die örtlichen Gepflogenheiten selbst abgleichen können. Eine Änderung des Landes hat keinerlei Auswirkungen auf Ihre Werbebuchungen oder die von Ihnen eingegebenen Details.

Eine Nummerierung, die Sie nicht aus der Fassung bringt

Wählen Sie ein Schema und bleiben Sie dabei. Ein Präfix und ein mit Nullen aufgefüllter Zähler – INV-2026-0001 – sortieren in einer Ordnerliste korrekt, überdauern eine Jahresgrenze und machen es deutlich, wenn eine Zahl fehlt. Die Schaltfläche „Nächste Zahl“ dieses Tools erhöht die nachfolgenden Ziffern und behält die Auffüllung bei, sodass INV-2026-0009 zu INV-2026-0010 und nicht zu INV-2026-10 wird.

Vermeiden Sie die Nummerierung allein nach Datum. Zwei am selben Tag ausgestellte Rechnungen kollidieren, und Sie werden schließlich zwei an einem Tag ausstellen.

Wenn Sie ein Dokument ungültig machen, verwenden Sie seine Nummer nicht erneut. Eine Lücke, die Sie erklären können, ist viel einfacher zu beheben als ein Duplikat, das Sie nicht erklären können.

Beschreiben Sie die Arbeit, damit sie genehmigt wird

Schreiben Sie die Beschreibung für die Person, die die Zahlung genehmigt, nicht für sich selbst. „Entwurfsarbeit“ sagt einem Genehmiger nichts. „Markenidentitätsdesign – Logo, Palette und Schriftsystem, gemäß Vorschlag vom 4 August“ sagt ihnen, aus welchem ​​Budget es stammt und welche Vereinbarung es erfüllt.

Wenn Ihr Kunde Bestellungen verwendet, geben Sie die Bestellnummer in die Beschreibung oder die Notizen ein. In vielen Organisationen wird eine Rechnung ohne entsprechende Bestellung automatisch abgelehnt, bevor ein Mensch sie überhaupt liest.

Wenn Sie eine Gebühr aufladen, die Sie im Namen des Kunden bezahlt haben – eine Stockfoto-Lizenz, eine Schriftart, einen Kurier – sagen Sie es am Telefon. Dieses Tool verfügt über ein Häkchen „Steuerpflichtig“ pro Zeile, sodass diese Posten bei Bedarf getrennt von Ihren eigenen Gebühren behandelt werden können.

Rabatte: pro Zeile oder auf die gesamte Rechnung

Bei einem Rabatt pro Zeile wird ein Artikel reduziert. Dies ist das, was Sie wünschen, wenn ein einzelner Artikel aus einem bestimmten Grund rabattiert wird – beispielsweise ein Preis für die wiederholte Buchung einer Dienstleistung.

Ein Rabatt auf Rechnungsebene reduziert die Zwischensumme, nachdem alle Zeilen hinzugefügt wurden. Dies ist das, was Sie für eine Kulanzreduzierung oder einen Paketpreis für das gesamte Engagement wünschen.

Die Reihenfolge ist wichtig und dieses Tool behebt das Problem: Zuerst die Zeilenrabatte, dann die Zwischensumme, dann den Rechnungsrabatt und dann die Steuer auf den verbleibenden Betrag. Wenn Sie die Steuer vor einem Rabatt berechnen, geben Sie die Steuer zu hoch an, und der von Ihrem Kunden berechnete Gesamtbetrag stimmt nicht mit Ihrem überein.

Zahlungsbedingungen und Bezahlung

Ein Fälligkeitsdatum ist nur dann aussagekräftig, wenn die Bedingungen vor Beginn der Arbeiten vereinbart wurden. „Netto 14“ oder „Netto 30“ ab dem Ausgabedatum ist in vielen Märkten eine gängige Vereinbarung; Was auch immer Sie wählen, tragen Sie es in die Auftragsvereinbarung ein und geben Sie es dann hier im Fälligkeitsdatum an.

Senden Sie die Rechnung an die richtige Stelle. Bei vielen Unternehmen handelt es sich dabei um eine Kreditorenadresse und nicht um Ihren täglichen Ansprechpartner. Fragen Sie einmal zu Beginn des Gesprächs und notieren Sie die Antwort.

Behalten Sie Ihr eigenes Exemplar. Exportieren Sie sowohl das JSON als auch das PDF: Das JSON kann später in diesem Tool erneut geöffnet und bearbeitet werden, während das PDF die feste Aufzeichnung dessen ist, was Sie gesendet haben.

Wo Ihre Daten leben

Alles in diesem Tool bleibt in Ihrem Browser. Der Entwurf wird automatisch im lokalen Speicher dieses Browsers gespeichert, die PDF-Datei wird auf Ihrem Gerät generiert und keine Rechnung, kein Kundenname oder Logo wird jemals irgendwohin gesendet. Durch das Löschen Ihrer Browserdaten wird auch der Entwurf gelöscht, weshalb es sich lohnt, JSON für alles zu exportieren, was Sie behalten möchten.

Fragen

Einschränkungen

• Dieser Leitfaden beschreibt die gängige Rechnungsstellungspraxis. Es handelt sich nicht um eine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung, und es wird Ihnen auch nicht gesagt, was Sie tun müssen.
• Das Tool sendet keine Rechnungen, verfolgt nicht, ob sie bezahlt wurden, und verfolgt keine säumigen Zahler.
• Es gibt keine Kundendatenbank und keinen Verlauf: jeweils ein Dokument und alle JSON-Dateien, die Sie selbst speichern.
• Entwürfe sind nur in diesem Browser verfügbar. Ein anderer Browser, ein anderes Gerät oder gelöschte Site-Daten bedeuten einen anderen Entwurf.
• Ländervoreinstellungen benennen Felder um und legen Standardwerte fest. Sie setzen keine Rechnungsvorschriften, verbindlichen Formate oder E-Rechnungsanforderungen eines Landes um.