Как выставить счет фрилансеру

Что входит в счет-фактуру фрилансера, почему каждое поле имеет значение, когда вы хотите получать оплату, и как обеспечить правильную нумерацию и записи.

Счет-фактура — это запрос на оплату и запись

Счет-фактура выполняет две работы одновременно. Он сообщает вашему клиенту, что именно он должен, за что и к какому сроку — и это запись об этом соглашении, которую вы и ваш клиент ведете. Большинство просроченных платежей не являются злонамеренными. Это счет-фактура, который попал не в тот почтовый ящик, прибыл без ссылки на заказ на покупку или содержал общую сумму, которую финансовый отдел не смог сопоставить с ожидаемым.

Ценовое предложение выполняет первую работу перед началом работы: тот же макет, но вместо запроса оплаты предлагается цена. Этот инструмент строит оба документа на основе одного и того же документа, поэтому вы можете сначала цитировать, а затем повторно использовать цифры.

Что нужно для каждого счета-фактуры

Это поля, которые будет искать команда по работе с клиентами. Отсутствие любого из них является распространенной причиной того, что счет-фактура припаркован, а не оплачен.

Четкая надпись: слово «Счет» (или «Цитата»), чтобы его нельзя было принять за выписку или квитанцию.
Уникальный номер документа. Никогда не используйте один повторно и никогда не выпускайте два документа с одним и тем же номером.
Дата выдачи и срок оплаты, соответствующие согласованным вами условиям оплаты.
Ваше юридическое или торговое имя, адрес и контактные данные, чтобы клиент знал, кому платить и у кого спрашивать.
Имя и адрес клиента в точности так, как он их указал, плюс строка «Внимание», если ее финансовый отдел попросит об этом.
Описание каждого предмета достаточно конкретное, чтобы тот, кто не присутствовал на собрании, мог понять, что это такое.
Количество, цена за единицу и общая сумма строки для каждого товара, затем промежуточный итог, любая скидка, любой налог и окончательная сумма к оплате.
Способ оплаты: банковские реквизиты или код платежа, используемый в вашей стране — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, IBAN — или любой другой, оговоренный вами.

Для начала сообщите, откуда вы выставляете счет.

В раскрывающемся списке «Страна» в верхней части панели «Документ» задаются следующие условные обозначения, остальная часть формы: валюта, в которой она начинается, указано ли в строке налога GST, VAT, IVA, налог на материнский капитал или потребительский налог, а также как называются два дополнительных поля идентификатора — UEN, ABN, EIN, SIRET, KVK номер, CNPJ, номер компании и т. д.

Выберите страну, в которой вы выставляете счет FROM, а не ту, в которой находится ваш клиент. Ваша регистрация и ваши идентификаторы принадлежат тому месту, где вы работаете; местоположение вашего клиента влияет на то, с чем вы согласны, а не на то, как называются эти поля.

Если вашей страны нет в списке, выберите «Другое/нет в списке». Он использует нейтральные метки, предварительно не заполняет налоговую ставку и оставляет в каждом поле свободный текст, чтобы вы могли самостоятельно соответствовать местной практике. Изменение страны никогда не затрагивает ваши позиции или введенные вами данные.

Нумерация, которая не сбивает вас с толку

Выберите схему и придерживайтесь ее. Префикс и счетчик с нулевым дополнением — INV-2026-0001 — правильно сортируются в списке папок, сохраняются в течение года и делают очевидным отсутствие числа. Кнопка «Следующий номер» этого инструмента увеличивает конечные цифры и сохраняет заполнение, поэтому INV-2026-0009 становится INV-2026-0010, а не INV-2026-10.

Избегайте нумерации только по дате. Два счета, выставленные в один и тот же день, сталкиваются друг с другом, и в конечном итоге вы выставите два счета за один день.

Если вы аннулируете документ, не используйте его номер повторно. С пробелом, который вы можете объяснить, справиться гораздо легче, чем с дубликатом, который вы не можете объяснить.

Описать работу, чтобы она была одобрена

Напишите описание для человека, который утверждает платеж, а не для себя. «Проектирование» ничего не говорит утверждающему. «Разработка фирменного стиля — логотип, палитра и система шрифтов по предложению от 4 августа» сообщает им, из какого бюджета он исходит и какому соглашению соответствует.

Если ваш клиент использует заказы на покупку, укажите номер заказа в описании или примечаниях. Во многих организациях счет-фактура без соответствующего заказа на заказ отклоняется автоматически еще до того, как человек его прочитает.

Если вы пополняете стоимость, которую вы заплатили от имени клиента (лицензию на стоковую фотографию, шрифт, курьера), скажите об этом в строке. Этот инструмент имеет галочку «Облагается налогом» в каждой строке, поэтому эти элементы можно рассматривать отдельно от ваших собственных сборов, когда вам это нужно.

Скидки: за строку или на весь счет.

Скидка на каждую строку уменьшает стоимость одного товара, а это именно то, что вам нужно, когда на один товар предоставляется скидка по определенной причине — скажем, из-за количества повторных заказов на одну услугу.

Скидка на уровне счета-фактуры уменьшает промежуточный итог после добавления всех строк, а это то, что вам нужно для уменьшения гудвилла или ставки пакета по всему соглашению.

Порядок имеет значение, и этот инструмент исправляет его: сначала строки скидок, затем промежуточный итог, затем скидка по счету, а затем налог на то, что осталось. Если вы применяете налог до скидки, вы завышаете налог, и общая сумма, рассчитанная вашим клиентом, не будет соответствовать вашей.

Условия оплаты и получение денег

Срок выполнения имеет смысл только в том случае, если условия были согласованы до начала работы. «Net 14» или «Net 30» с даты выпуска является обычным явлением на многих рынках; Что бы вы ни выбрали, укажите это в соглашении о помолвке, а затем отразите это в сроке выполнения здесь.

Отправьте счет в нужное место. Для многих компаний это адрес кредиторской задолженности, а не ваш повседневный контакт. Задайте вопрос один раз в начале встречи и запишите ответ.

Сохраните свою копию. Экспортируйте JSON, а также PDF: JSON можно будет повторно открыть в этом инструменте позже и отредактировать, а PDF — это фиксированная запись того, что вы отправили.

Где живут ваши данные

Все в этом инструменте остается в вашем браузере. Черновик автоматически сохраняется в локальном хранилище браузера, на вашем устройстве создается PDF, и никакие счета, имя клиента или логотип никуда не отправляются. При очистке данных браузера удаляется и черновик, поэтому экспорт JSON всего, что вы хотите сохранить, стоит дополнительного щелчка мыши.

Вопросы

Обязательно ли использовать номер счета-фактуры?

Уникальная ссылка — это то, что позволяет вам и вашему клиенту говорить об одном и том же документе без двусмысленности, и это то, что делает ваши собственные записи проверяемыми. Любая последовательная схема работает; важная часть заключается в том, что числа уникальны и никогда не используются повторно.

В чем здесь разница между счетом-фактурой и ценовым предложением?

Тот же документ с другой меткой и другим полем даты: в предложении указано «Действительно до» вместо «Срок платежа» и не требуется оплата. Переключайтесь между ними с помощью элемента управления Тип документа; ваши позиции и итоговые суммы переносятся.

Могу ли я выставить счет в валюте, отличной от валюты моей страны?

Да. Страна и валюта – это отдельные раскрывающиеся списки. Выберите свою страну для ярлыков и значений по умолчанию, затем выберите любую поддерживаемую валюту для документа. Суммы хранятся в целых второстепенных единицах — центах или целых иенах для валют без субъединиц — поэтому переключение валюты никогда не приводит к ошибке округления в уже введенных вами цифрах.

Ограничения

В этом руководстве описывается распространенная практика выставления счетов. Это не налоговая, юридическая или бухгалтерская консультация, и она не говорит вам, что вы должны делать.
Инструмент не отправляет счета, не отслеживает их оплату и не гонится за просрочившими платежи.
Здесь нет базы данных клиентов и истории: по одному документу плюс любые JSON файлы, которые вы сохраняете самостоятельно.
Черновики живут только в этом браузере. Другой браузер, другое устройство или удаленные данные сайта означают другой черновик.
Предустановки страны переименовывают поля и устанавливают значения по умолчанию. Они не соблюдают правила выставления счетов какой-либо страны, обязательные форматы или требования к электронному выставлению счетов.