Cómo emitir una factura como autónomo

Qué debe incluirse en una factura de autónomo, por qué cada campo es importante cuando desea que le paguen y cómo mantener la numeración y los registros en orden.

Una factura es una solicitud de pago y un registro.

Una factura hace dos trabajos a la vez. Le dice a su cliente exactamente lo que debe, por qué y cuándo, y es el registro que tanto usted como su cliente mantienen de ese acuerdo. La mayoría de los pagos atrasados no son malicia. Son facturas que llegaron a la bandeja de entrada equivocada, llegaron sin una referencia de orden de compra o tenían un total que el equipo de finanzas no pudo conciliar con lo que esperaban.

Un presupuesto hace el primer trabajo antes de que comience el trabajo: el mismo diseño, pero proponiendo un precio en lugar de solicitar el pago. Esta herramienta crea ambos a partir del mismo documento, por lo que puede citar primero y reutilizar las cifras más tarde.

Lo que toda factura necesita

Estos son los campos que buscará el equipo de cuentas de un cliente. Omitir alguno de ellos es una razón común por la que una factura se pospone en lugar de pagarse.

Una etiqueta clara: la palabra "Invoice" (o "Quotation") para que no pueda confundirse con un estado de cuenta o un recibo.
Un número de documento único. Nunca reutilice uno y nunca emita dos documentos con el mismo número.
La fecha de emisión y una fecha de vencimiento que coincida con los términos de pago que acordó.
Su nombre legal o comercial, dirección y datos de contacto, para que el cliente sepa a quién pagar y a quién preguntar.
El nombre y la dirección del cliente exactamente como los proporcionó, más una línea "Attention" si su equipo financiero la solicitó.
Una descripción de cada elemento lo suficientemente específica como para que alguien que no estuvo en la reunión pueda decir de qué se trata.
Cantidad, precio unitario y total de línea para cada artículo, luego el subtotal, cualquier descuento, cualquier impuesto y el monto final adeudado.
Cómo pagar: datos bancarios o la referencia de pago que utilice su país (PayNow, UPI, PromptPay, Pix, un IBAN) o lo que haya acordado.

Empieza diciéndole desde dónde facturas

El menú desplegable de países en la parte superior del panel Documento establece las convenciones que sigue el resto del formulario: la moneda en la que comienza, si la línea de impuestos dice GST, IVA, IVA, Moms o Impuesto al consumo, y cómo se llaman los dos campos de identificador opcionales: UEN, ABN, EIN, SIRET, número KVK, CNPJ, número de empresa, etc.

Elija el país DESDE el que factura, no aquel en el que se encuentra su cliente. Su registro y sus identificadores pertenecen al lugar donde opera; La ubicación de su cliente afecta lo que usted acuerda con él, no el nombre de estos campos.

Si su país no aparece en la lista, elija "Otro/no incluido". Utiliza etiquetas neutrales, no completa previamente la tasa impositiva y deja cada campo con texto libre para que usted mismo pueda igualar la práctica local. Cambiar de país nunca afecta sus líneas de pedido ni los detalles que ha escrito.

Numeración que no te hará tropezar

Elija un esquema y manténgalo. Un prefijo y un contador con relleno de ceros (INV-2026-0001) ordenan correctamente en una lista de carpetas, sobreviven a un límite de año y hacen evidente cuando falta un número. El botón "Siguiente número" de esta herramienta incrementa los dígitos finales y mantiene el relleno, por lo que INV-2026-0009 se convierte en INV-2026-0010 en lugar de INV-2026-10.

Evite numerar únicamente por fecha. Dos facturas emitidas el mismo día chocan y eventualmente emitirás dos en un día.

Si anula un documento, no reutilice su número. Una brecha que puedes explicar es mucho más fácil de abordar que un duplicado que no puedes explicar.

Describir el trabajo para que sea aprobado.

Escriba la descripción de la persona que aprueba el pago, no de usted mismo. El "trabajo de diseño" no le dice nada al aprobador. "Diseño de identidad de marca: logotipo, paleta y sistema tipográfico, según propuesta de 4 agosto" les indica de qué presupuesto proviene y qué acuerdo satisface.

Si su cliente utiliza órdenes de compra, coloque el número de orden de compra en la descripción o en las notas. En muchas organizaciones, una factura sin una orden de compra coincidente se rechaza automáticamente, antes de que un ser humano la lea.

Cuando esté recargando un costo que pagó en nombre del cliente (una licencia de fotografía de archivo, una fuente, un servicio de mensajería), dígalo en la línea. Esta herramienta tiene una marca "Sujeto a impuestos" por línea para que esos elementos puedan tratarse por separado de sus propias tarifas cuando lo necesite.

Descuentos: por línea o en toda la factura

Un descuento por línea reduce un artículo, que es lo que se desea cuando se descuenta un solo artículo por un motivo específico (por ejemplo, una tarifa de reserva repetida en un servicio).

Un descuento a nivel de factura reduce el subtotal después de agregar todas las líneas, que es lo que desea para una reducción de fondo de comercio o una tarifa de paquete para todo el compromiso.

El orden importa y esta herramienta lo soluciona: primero los descuentos de línea, luego el subtotal, luego el descuento de la factura y luego los impuestos sobre lo que queda. Si aplica impuestos antes de un descuento, exagera el impuesto y el total que calcula su cliente no coincidirá con el suyo.

Condiciones de pago y cobro

Una fecha de vencimiento sólo tiene sentido si los términos se acordaron antes de que comenzara el trabajo. "Net 14" o "Net 30" desde la fecha de emisión es un acuerdo común en muchos mercados; Cualquiera que sea su elección, póngalo en el acuerdo de compromiso y luego reflejelo en la fecha de vencimiento aquí.

Envía la factura al lugar correcto. Para muchas empresas, esa es una dirección de cuentas por pagar, no su contacto diario. Pregunte una vez, al inicio del compromiso, y registre la respuesta.

Guarde su propia copia. Exporte el JSON y el PDF: el JSON se puede volver a abrir en esta herramienta más tarde y editarlo, mientras que el PDF es el registro fijo de lo que envió.

Dónde viven tus datos

Todo lo que contiene esta herramienta permanece en su navegador. El borrador se guarda automáticamente en el almacenamiento local de este navegador, el PDF se genera en su dispositivo y nunca se envía ninguna factura, nombre de cliente o logotipo a ninguna parte. Al borrar los datos de su navegador también se borra el borrador, por lo que vale la pena hacer un clic adicional para exportar JSON para cualquier cosa que desee conservar.

Preguntas

¿Tengo que utilizar un número de factura?

Una referencia única es lo que le permite a usted y a su cliente hablar sobre el mismo documento sin ambigüedades, y es lo que hace que sus propios registros sean auditables. Cualquier esquema consistente funciona; lo importante es que los números son únicos y nunca se reutilizan.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una cotización aquí?

El mismo documento con diferente etiqueta y diferente campo de fecha: una cotización muestra "Válido hasta" en lugar de "Fecha de vencimiento" y no solicita pago. Cambie entre ellos con el control Tipo de documento; sus líneas de pedido y totales se transfieren.

¿Puedo facturar en una moneda distinta a la de mi país?

Sí. El país y la moneda son menús desplegables separados. Elija su país para las etiquetas y los valores predeterminados, luego elija cualquier moneda admitida para el documento. Las cantidades se mantienen como unidades menores enteras (céntimos o yenes enteros para monedas sin subunidades), por lo que cambiar de moneda nunca introduce un error de redondeo en las cifras que ya ha escrito.

Limitaciones

Esta guía describe las prácticas comunes de facturación. No es un asesoramiento fiscal, legal o contable y no le indica lo que debe hacer.
La herramienta no envía facturas, no rastrea si se han pagado ni persigue a los morosos.
No hay base de datos de clientes ni historial: un documento a la vez, además de los archivos JSON que guarde usted mismo.
Los borradores solo se encuentran en este navegador. Un navegador diferente, un dispositivo diferente o datos del sitio borrados significan un borrador diferente.
Los ajustes preestablecidos de país cambian el nombre de los campos y establecen los valores predeterminados. No implementan las reglas de facturación, los formatos obligatorios ni los requisitos de facturación electrónica de ningún país.