如何以自由职业者身份开具发票
自由发票上的内容、为什么当您想要获得报酬时每个字段都很重要，以及如何保持编号和记录的正确性。
发票是付款请求和记录
一张发票可以同时完成两项工作。它准确地告诉您的客户他们欠什么、欠什么、什么时候欠——这是您和您的客户双方保留该协议的记录。大多数逾期付款并非恶意。它们是发票到达了错误的收件箱，到达时没有采购订单参考，或者财务团队无法与他们的预期进行核对。
报价单在工作开始之前完成第一项工作：相同的布局，但提出价格而不是要求付款。该工具根据同一文档构建两者，因此您可以先引用并稍后重复使用这些数字。
每张发票都需要什么
这些是客户的客户团队将寻找的字段。缺少其中任何一项都是发票被搁置而不是支付的常见原因。
- 清晰的标签：“发票”（或“报价单”）一词，因此不会被误认为是对账单或收据。
- 唯一的文档编号。切勿重复使用一份文件，也切勿签发两份具有相同编号的文件。
- 签发日期以及与您同意的付款条件相符的到期日。
- 您的法定或商业名称、地址和联系方式，以便客户知道向谁付款以及向谁询问。
- 客户的姓名和地址与他们提供的一模一样，如果他们的财务团队要求的话，还可以加上“注意”行。
- 对每个项目的描述足够具体，以便未参加会议的人也能分辨出它是什么。
- 每件商品的数量、单价和行总计，然后是小计、任何折扣、任何税费以及最终应付金额。
- 如何付款：银行详细信息，或您所在国家/地区使用的付款参考 — PayNow、UPI、PromptPay、Pix、IBAN — 或您同意的任何内容。
首先告诉它您的发票来源
文档面板顶部的国家/地区下拉菜单设置了表单其余部分所遵循的约定：起始货币、税行是否显示 GST、VAT、IVA、Moms 或消费税，以及两个可选标识符字段的名称 - UEN、ABN、EIN、SIRET、KVK 编号、CNPJ、公司编号等。
选择您开具发票的国家/地区，而不是您的客户所在的国家/地区。您的注册和标识符属于您运营的国家/地区；您客户的位置会影响您与他们的同意，而不是这些字段的名称。
如果您所在的国家/地区未列出，请选择“其他/未列出”。它使用中性标签，预填无税率，并为每个字段保留自由文本，以便您可以自己匹配当地的做法。更改国家/地区永远不会影响您的订单项或您输入的详细信息。
不会让您绊倒的编号
选择一个计划并坚持下去。前缀和零填充计数器 - INV-2026-0001 - 在文件夹列表中正确排序，在一年边界内仍然存在，并在数字丢失时变得明显。此工具的“下一个数字”按钮会增加尾随数字并保留填充，因此 INV-2026-0009 变为 INV-2026-0010 而不是 INV-2026-10。
避免仅按日期编号。同一天开出的两张发票发生冲突，最终您会在一天内开出两张发票。
如果您作废文件，请勿重复使用其编号。你可以解释的差距比你不能解释的重复的差距更容易处理。
描述工作以便获得批准
为批准付款的人编写描述，而不是为您自己编写。 “设计工作”没有告诉审批者任何信息。 “品牌标识设计——标志、调色板和字体系统，根据 4 August 的提案”告诉他们它来自哪个预算以及它满足哪个协议。
如果您的客户使用采购订单，请将采购订单编号放入说明或注释中。在许多组织中，没有匹配采购订单的发票在人们阅读之前会被自动拒绝。
如果您要收取代表客户支付的费用（库存照片许可证、字体、快递费用），请在线说明。该工具每行都有一个“需缴税”的勾号，因此当您需要时，这些项目可以与您自己的费用分开处理。
折扣：每行或整张发票
每行折扣会减少一件商品的数量，这就是当单个商品因特定原因（例如某项服务的重复预订率）而打折时所需要的。
添加所有行后，发票级别的折扣会减少小计，这正是您在整个业务中减少商誉或打包费率所需要的。
订单很重要，这个工具解决了这个问题：首先是行折扣，然后是小计，然后是发票折扣，然后对剩下的部分征税。如果您在折扣前征收税款，则您会夸大税费，并且您的客户计算的总额将与您的不符。
付款条件和付款
只有在工作开始之前就条款达成一致，截止日期才有意义。从发行之日起“净值14”或“净值30”是许多市场的常见安排；无论您选择什么，请将其放入订婚协议中，然后在此处的截止日期中反映出来。
将发票发送到正确的地方。对于许多公司来说，这是应付账款地址，而不是您的日常联系人。在互动开始时询问一次，并记录答案。
保留您自己的副本。导出 JSON 和 PDF：JSON 可以稍后在此工具中重新打开并编辑，而 PDF 是您发送的内容的固定记录。
您的数据存放在哪里
该工具中的所有内容都保留在您的浏览器中。草稿会自动保存到该浏览器的本地存储中，PDF 会在您的设备上生成，并且不会将任何发票、客户名称或徽标发送到任何地方。清除浏览器数据也会清除草稿，这就是为什么为您想要保留的任何内容导出 JSON 值得额外点击的原因。
问题
我必须使用发票号码吗？
独特的参考可以让您和您的客户毫无歧义地讨论同一份文档，也可以让您自己的记录可供审计。任何一致的方案都有效；重要的是数字是唯一的并且永远不会重复使用。
这里的发票和报价单有什么区别？
具有不同标签和不同日期字段的同一文档：报价显示“有效期至”而不是“截止日期”，并且不要求付款。使用文档类型控件在它们之间切换；您的订单项和总计会结转。
我可以使用本国以外的货币开具发票吗？
是的。国家和货币是单独的下拉菜单。为标签和默认值选择您所在的国家/地区，然后为文档选择任何支持的货币。金额以整个小单位（美分或没有子单位的货币的日元）形式保存，因此转换货币绝不会在您已输入的数字中引入舍入误差。
局限性
- 本指南介绍了常见的发票实践。它不是税务、法律或会计建议，也不会告诉您需要做什么。
- 该工具不会发送发票、跟踪是否已付款或追查逾期付款人。
- 没有客户数据库，也没有历史记录：一次一个文档，加上您自己保存的任何 JSON 文件。
- 草稿仅存在于该浏览器中。不同的浏览器、不同的设备或清除的站点数据意味着不同的草稿。
- 国家/地区预设重命名字段并设置默认值。他们不执行任何国家的发票规则、强制性格式或电子发票要求。