كيفية إصدار فاتورة كمستقل

الفاتورة هي طلب للدفع وسجل

الفاتورة تؤدي وظيفتين في وقت واحد. إنه يخبر عميلك بالضبط بما يدين به، ولماذا، ومتى - وهو السجل الذي تحتفظ به أنت وعميلك بشأن هذه الاتفاقية. معظم المدفوعات المتأخرة ليست خبثًا. وهي عبارة عن فاتورة وصلت إلى صندوق بريد خاطئ، أو وصلت بدون مرجع أمر شراء، أو كانت تحمل إجماليًا لم يتمكن الفريق المالي من تسويته مقابل ما توقعه.

يؤدي عرض الأسعار المهمة الأولى قبل بدء العمل: نفس التصميم، ولكنه يقترح سعرًا بدلاً من طلب الدفع. تقوم هذه الأداة بإنشاء كليهما من نفس المستند، لذا يمكنك الاقتباس أولاً وإعادة استخدام الأشكال لاحقًا.

ما تحتاجه كل فاتورة

هذه هي الحقول التي سيبحث عنها فريق حسابات العميل. يعد فقدان أي منها سببًا شائعًا لإيقاف الفاتورة بدلاً من دفعها.

1. تسمية واضحة: كلمة "فاتورة" (أو "عرض أسعار") حتى لا يمكن الخلط بينها وبين كشف حساب أو إيصال.
2. رقم مستند فريد. لا تقم أبدًا بإعادة استخدام مستند واحد، ولا تقم أبدًا بإصدار مستندين بنفس الرقم.
3. تاريخ الإصدار، وتاريخ الاستحقاق الذي يتوافق مع شروط الدفع التي وافقت عليها.
4. اسمك القانوني أو التجاري وعنوانك وتفاصيل الاتصال بك، حتى يعرف العميل من سيدفع ومن سيسأل.
5. اسم العميل وعنوانه تمامًا كما أعطاه، بالإضافة إلى سطر "انتباه" إذا طلب الفريق المالي الخاص به ذلك.
6. وصف لكل عنصر محدد بدرجة كافية حتى يتمكن أي شخص لم يكن في الاجتماع من معرفة ما هو عليه.
7. الكمية وسعر الوحدة وإجمالي السطر لكل صنف، ثم الإجمالي الفرعي وأي خصم وأي ضريبة والمبلغ النهائي المستحق.
8. كيفية الدفع: التفاصيل المصرفية، أو مرجع الدفع الذي يستخدمه بلدك - PayNow، UPI، PromptPay، Pix، IBAN - أو أي شيء وافقت عليه.

ابدأ بإخباره بالمكان الذي تصدر منه الفاتورة

تحدد القائمة المنسدلة للدولة في الجزء العلوي من لوحة Document الاصطلاحات التي يتبعها بقية النموذج: العملة التي يبدأ بها، سواء كان السطر الضريبي يقول GST، VAT، IVA، ضريبة الأمهات أو ضريبة الاستهلاك، وما يسمى حقلي المعرف الاختياريين - UEN، ABN، EIN، SIRET، KVK الرقم، CNPJ، رقم الشركة، وما إلى ذلك.

اختر البلد الذي ترسل فيه فاتورة FROM، وليس البلد الذي يتواجد فيه عميلك. ينتمي تسجيلك ومعرفاتك إلى المكان الذي تعمل فيه؛ يؤثر موقع عميلك على ما تتفق معه، وليس على اسم هذه الحقول.

إذا لم تكن دولتك مدرجة، فاختر "أخرى / غير مدرجة". يستخدم تسميات محايدة، ولا يملأ مسبقًا أي معدل ضريبي، ويترك كل حقل نصًا مجانيًا حتى تتمكن من مطابقة الممارسات المحلية بنفسك. لا يؤثر تغيير البلد أبدًا على العناصر أو التفاصيل التي كتبتها.

الترقيم الذي لن يتعثر عليك

اختر مخططًا والتزم به. البادئة والعداد المبطن بصفر — INV-2026-0001 — يتم الفرز بشكل صحيح في قائمة المجلدات، ويستمر لمدة عام، ويجعل الأمر واضحًا عندما يكون هناك رقم مفقود. يعمل زر "الرقم التالي" الخاص بهذه الأداة على زيادة الأرقام الزائدة والحفاظ على المساحة المتروكة، لذا يصبح INV-2026-0009 INV-2026-0010 بدلاً من INV-2026-10.

تجنب الترقيم حسب التاريخ وحده. تتعارض فاتورتان تم إصدارهما في نفس اليوم، وستقوم في النهاية بإصدار فاتورتين في يوم واحد.

إذا قمت بإبطال مستند، فلا تعيد استخدام رقمه. إن التعامل مع الفجوة التي يمكنك شرحها أسهل بكثير من التعامل مع النسخة المكررة التي لا يمكنك تفسيرها.

وصف العمل حتى تتم الموافقة عليه

اكتب الوصف للشخص الذي يوافق على الدفع، وليس لنفسك. "أعمال التصميم" لا تخبر الموافق بأي شيء. "تصميم هوية العلامة التجارية - الشعار ولوحة الألوان ونظام الكتابة، وفقًا لاقتراح 4 أغسطس" يخبرهم بالميزانية التي يأتي منها والاتفاقية التي يرضيها.

إذا كان عميلك يستخدم أوامر الشراء، فضع رقم أمر الشراء في الوصف أو الملاحظات. في العديد من المؤسسات، يتم رفض الفاتورة التي لا تحتوي على أمر شراء مطابق تلقائيًا، قبل أن يقرأها الإنسان.

عندما تقوم بإعادة شحن التكلفة التي دفعتها نيابة عن العميل - رخصة صورة مخزنة، خط، ساعي - قل ذلك على الخط. تحتوي هذه الأداة على علامة "تخضع للضريبة" في كل سطر حتى يمكن التعامل مع هذه العناصر بشكل منفصل عن الرسوم الخاصة بك عندما تحتاج إليها.

الخصومات: على كل سطر أو على الفاتورة بأكملها

يؤدي الخصم لكل سطر إلى تقليل عنصر واحد، وهو ما تريده عندما يتم خصم عنصر واحد لسبب محدد - مثل معدل الحجز المتكرر على خدمة واحدة.

يؤدي الخصم على مستوى الفاتورة إلى تقليل الإجمالي الفرعي بعد إضافة كافة البنود، وهو ما تريده لخفض الشهرة أو سعر الحزمة عبر المشاركة بأكملها.

الترتيب مهم وهذه الأداة تصلحه: خصومات السطر أولاً، ثم الإجمالي الفرعي، ثم خصم الفاتورة، ثم الضريبة على ما تبقى. إذا قمت بتطبيق الضريبة قبل الخصم، فإنك تبالغ في تقدير الضريبة، ولن يتطابق الإجمالي الذي يحسبه عميلك مع إجمالي الضريبة.

شروط الدفع والحصول على أموال

يكون تاريخ الاستحقاق ذا معنى فقط إذا تم الاتفاق على الشروط قبل بدء العمل. "Net 14" أو "Net 30" من تاريخ الإصدار هو ترتيب شائع في العديد من الأسواق؛ مهما كان اختيارك، ضعه في اتفاقية المشاركة ثم اعكسه في تاريخ الاستحقاق هنا.

أرسل الفاتورة إلى المكان الصحيح. بالنسبة للعديد من الشركات، يعد هذا عنوانًا للحسابات المستحقة الدفع، وليس جهة الاتصال اليومية. اسأل مرة واحدة، في بداية الخطبة، وسجل الإجابة.

احتفظ بنسختك الخاصة. قم بتصدير JSON بالإضافة إلى PDF: يمكن إعادة فتح JSON في هذه الأداة لاحقًا وتحريره، بينما PDF هو السجل الثابت لما أرسلته.

حيث تعيش البيانات الخاصة بك

كل شيء في هذه الأداة يبقى في متصفحك. يتم حفظ المسودة تلقائيًا في وحدة التخزين المحلية لهذا المتصفح، ويتم إنشاء PDF على جهازك، ولا يتم إرسال أي فاتورة أو اسم العميل أو الشعار في أي مكان على الإطلاق. يؤدي مسح بيانات متصفحك إلى مسح المسودة أيضًا، ولهذا السبب فإن تصدير JSON لأي شيء تريد الاحتفاظ به يستحق النقر الإضافي.

أسئلة

القيود

• يصف هذا الدليل ممارسات الفوترة الشائعة. إنها ليست نصيحة ضريبية أو قانونية أو محاسبية، ولا تخبرك بما يتعين عليك القيام به.
• لا تقوم الأداة بإرسال الفواتير، أو تتبع ما إذا كان قد تم دفعها، أو مطاردة المسددين المتأخرين.
• لا توجد قاعدة بيانات للعملاء ولا سجل: مستند واحد في كل مرة، بالإضافة إلى أي ملفات JSON تحفظها بنفسك.
• المسودات موجودة في هذا المتصفح فقط. إن وجود متصفح مختلف أو جهاز مختلف أو بيانات الموقع التي تم مسحها يعني مسودة مختلفة.
• تقوم الإعدادات المسبقة للدولة بإعادة تسمية الحقول وتعيين الإعدادات الافتراضية. ولا تطبق قواعد الفوترة الخاصة بأي بلد أو التنسيقات الإلزامية أو متطلبات الفوترة الإلكترونية.