如何以自由工作者身分開立發票

自由發票上的內容、為什麼當您想要獲得報酬時每個欄位都很重要，以及如何保持編號和記錄的正確性。

發票是付款請求和記錄

一張發票可以同時完成兩項工作。它準確地告訴您的客戶他們欠什麼、欠什麼、什麼時候欠——這是您和您的客戶雙方保留該協議的記錄。大多數逾期付款並非惡意。它們是發票到達了錯誤的收件箱，到達時沒有採購訂單參考，或者財務團隊無法與他們的預期進行核對。

報價單在工作開始之前完成第一項工作：相同的佈局，但提出價格而不是要求付款。該工具根據同一文件建立兩者，因此您可以先引用並稍後重複使用這些數字。

這些是客戶的客戶團隊將尋找的欄位。缺少其中任何一項都是發票被擱置而不是支付的常見原因。

文件面板頂部的國家/地區下拉選單設定了表單其餘部分所遵循的約定：起始貨幣、稅行是否顯示 GST、VAT、IVA、Moms 或消費稅，以及兩個可選標識符欄位的名稱 - UEN、ABN、EIN、SIRET、KVK 編號、CNPJ、公司編號等。

選擇您開立發票的國家/地區，而不是您的客戶所在的國家/地區。您的註冊和識別碼屬於您經營的國家/地區；您客戶的位置會影響您與他們的同意，而不是這些欄位的名稱。

如果您所在的國家/地區未列出，請選擇「其他/未列出」。它使用中性標籤，預先填寫無稅率，並為每個欄位保留自由文本，以便您可以自行匹配當地的做法。更改國家/地區永遠不會影響您的訂單項目或您輸入的詳細資訊。

選擇一個計劃並堅持下去。前綴和零填充計數器 - INV-2026-0001 - 在資料夾清單中正確排序，在一年邊界內保留，並在數字丟失時變得明顯。此工具的「下一個數字」按鈕會增加尾隨數字並保留填充，因此 INV-2026-0009 變為 INV-2026-0010，而不是 INV-2026-10。

避免僅依日期編號。同一天開出的兩張發票發生衝突，最終您會在一天內開出兩張發票。

若您作廢文件，請勿重複使用其編號。你可以解釋的差距比你不能解釋的重複的差距更容易處理。

為批准付款的人編寫描述，而不是為自己編寫。「設計工作」沒有告訴審批者任何資訊。「品牌標誌設計——標誌、調色板和字體系統，根據 4 August 的提案」告訴他們它來自哪個預算以及它滿足哪個協議。

如果您的客戶使用採購訂單，請將採購訂單編號放入說明或註記中。在許多組織中，沒有匹配採購訂單的發票在人們閱讀之前會被自動拒絕。

如果您要收取代表客戶支付的費用（庫存照片許可證、字體、快遞費用），請在線上說明。該工具每行都有一個「需繳稅」的勾號，因此當您需要時，這些項目可以與您自己的費用分開處理。

每行折扣會減少一件商品的數量，這就是當單一商品因特定原因（例如某項服務的重複預訂率）而打折時所需要的。

在新增所有行後，發票等級的折扣會減少小計，這正是您在整個業務中減少商譽或打包費率所需要的。

訂單很重要，這個工具解決了這個問題：首先是行折扣，然後是小計，然後是發票折扣，然後對剩下的部分徵稅。如果您在折扣前徵收稅款，則您會誇大稅款，並且您的客戶計算的總額將與您的不符。

只有在工作開始之前就條款達成一致，截止日期才有意義。自發行日起「淨值14」或「淨值30」是許多市場的常見安排；無論您選擇什麼，請將其放入訂婚協議中，然後在此處的截止日期中反映出來。

將發票寄到正確的地方。對於許多公司來說，這是應付帳款地址，而不是您的日常聯絡人。在互動開始時詢問一次，並記錄答案。

保留您自己的副本。匯出 JSON 和 PDF：JSON 可以稍後在此工具中重新開啟並編輯，而 PDF 是您發送的內容的固定記錄。

該工具中的所有內容都保留在您的瀏覽器中。草稿會自動儲存到該瀏覽器的本機儲存中，PDF 會在您的裝置上生成，並且不會將任何發票、客戶名稱或標誌傳送到任何地方。清除瀏覽器資料也會清除草稿，這就是為什麼為您想要保留的任何內容匯出 JSON 值得額外點擊的原因。

我必須使用發票號碼嗎？

獨特的參考可以讓您和您的客戶毫無歧義地討論同一份文檔，也可以讓您自己的記錄可供審計。任何一致的方案都有效；重要的是數字是唯一的並且永遠不會重複使用。

這裡的發票和報價單有什麼差別？

具有不同標籤和不同日期欄位的相同文件：報價顯示“有效期至”而不是“截止日期”，並且不要求付款。使用文件類型控制項在它們之間切換；您的訂單項目和總計會結轉。

我可以使用本國以外的貨幣開立發票嗎？

是的。國家和貨幣是單獨的下拉式選單。為標籤和預設值選擇您所在的國家/地區，然後為文件選擇任何支援的貨幣。金額以整個小單位（美分或沒有子單位的貨幣的日元）形式保存，因此轉換貨幣絕不會在您已輸入的數字中引入捨入誤差。