วิธีการออกใบแจ้งหนี้ในฐานะฟรีแลนซ์

ใบแจ้งหนี้เป็นการร้องขอการชำระเงินและเป็นบันทึก

ใบแจ้งหนี้ทำงานสองงานพร้อมกัน โดยจะแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาเป็นหนี้อะไร เพื่ออะไร และเมื่อใด และเป็นบันทึกที่คุณและลูกค้าของคุณทั้งสองรักษาข้อตกลงดังกล่าว การชำระเงินล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ใช่ความอาฆาตพยาบาท เป็นใบแจ้งหนี้ที่ส่งเข้ากล่องจดหมายผิด มาถึงโดยไม่มีการอ้างอิงคำสั่งซื้อ หรือมียอดรวมที่ทีมการเงินไม่สามารถกระทบยอดกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้

ใบเสนอราคาจะทำงานแรกก่อนที่งานจะเริ่ม: รูปแบบเดียวกัน แต่เสนอราคาแทนที่จะขอการชำระเงิน เครื่องมือนี้สร้างทั้งสองอย่างจากเอกสารเดียวกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถเสนอราคาก่อนและนำตัวเลขกลับมาใช้ใหม่ในภายหลังได้

สิ่งที่ทุกใบแจ้งหนี้ต้องการ

นี่คือช่องที่ทีมบัญชีของลูกค้าจะมองหา การหายไปอย่างใดอย่างหนึ่งเป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกพักแทนที่จะชำระเงิน

1. ป้ายที่ชัดเจน: คำว่า "ใบแจ้งหนี้" (หรือ "ใบเสนอราคา") เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดว่าเป็นใบแจ้งยอดหรือใบเสร็จรับเงิน
2. หมายเลขเอกสารเฉพาะ ห้ามใช้ซ้ำและห้ามออกเอกสารสองชุดที่มีหมายเลขเดียวกัน
3. วันที่ออกและวันครบกำหนดที่ตรงกับเงื่อนไขการชำระเงินที่คุณตกลงไว้
4. ชื่อตามกฎหมายหรือการค้า ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของคุณ เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าใครควรชำระเงินและควรถามใคร
5. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าทุกประการตามที่พวกเขาให้ไว้ รวมถึงบรรทัด "ความสนใจ" หากทีมการเงินของพวกเขาร้องขอ
6. คำอธิบายของแต่ละรายการเจาะจงเพียงพอให้ผู้ที่ไม่ได้อยู่ในการประชุมสามารถบอกได้ว่าคืออะไร
7. จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมบรรทัดสำหรับแต่ละรายการ จากนั้นยอดรวมย่อย ส่วนลด ภาษีใดๆ และจำนวนเงินสุดท้ายที่ครบกำหนด
8. วิธีการชำระเงิน: รายละเอียดธนาคาร หรือข้อมูลอ้างอิงการชำระเงินที่ประเทศของคุณใช้ — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, IBAN — หรืออะไรก็ตามที่คุณตกลงไว้

เริ่มต้นด้วยการบอกว่าคุณออกใบแจ้งหนี้จากที่ใด

เมนูแบบเลื่อนลงของประเทศที่ด้านบนของแผงเอกสารจะกำหนดรูปแบบส่วนที่เหลือของแบบฟอร์มดังต่อไปนี้: สกุลเงินที่เริ่มต้น ไม่ว่าบรรทัดภาษีจะระบุว่า GST, VAT, IVA, คุณแม่ หรือ ภาษีการบริโภค และสิ่งที่เรียกว่าช่องตัวระบุที่ไม่บังคับ 2 ช่อง — UEN, ABN, EIN, SIRET, KVK หมายเลข, CNPJ, หมายเลขบริษัท และอื่นๆ

เลือกประเทศที่คุณออกใบแจ้งหนี้ FROM ไม่ใช่ประเทศที่ลูกค้าของคุณอยู่ การลงทะเบียนและตัวระบุของคุณเป็นของสถานที่ที่คุณดำเนินธุรกิจ ตำแหน่งของลูกค้าจะส่งผลต่อสิ่งที่คุณเห็นด้วยกับพวกเขา ไม่ใช่สิ่งที่เรียกว่าช่องเหล่านี้

หากประเทศของคุณไม่อยู่ในรายการ ให้เลือก "อื่นๆ / ไม่อยู่ในรายการ" ใช้ป้ายกำกับที่เป็นกลาง กรอกอัตราภาษีล่วงหน้า และปล่อยให้ทุกช่องไม่มีข้อความ เพื่อให้คุณสามารถจับคู่แนวทางปฏิบัติในท้องถิ่นได้ด้วยตัวเอง การเปลี่ยนประเทศจะไม่กระทบต่อรายการโฆษณาของคุณหรือรายละเอียดที่คุณพิมพ์

การนับเลขที่จะไม่สะดุดคุณ

เลือกโครงการและอยู่กับมัน คำนำหน้าและตัวนับที่มีเบาะเป็นศูนย์ — INV-2026-0001 — เรียงลำดับอย่างถูกต้องในรายการโฟลเดอร์ อยู่ในขอบเขตหนึ่งปี และทำให้ชัดเจนเมื่อตัวเลขหายไป ปุ่ม "หมายเลขถัดไป" ของเครื่องมือนี้จะเพิ่มตัวเลขต่อท้ายและคงช่องว่างภายในไว้ ดังนั้น INV-2026-0009 จะกลายเป็น INV-2026-0010 แทนที่จะเป็น INV-2026-10.

หลีกเลี่ยงการนับเลขตามวันที่เพียงอย่างเดียว ใบแจ้งหนี้สองใบที่ออกในวันเดียวกันขัดแย้งกัน และในที่สุดคุณจะออกใบแจ้งหนี้สองใบในหนึ่งวัน

หากคุณทำให้เอกสารเป็นโมฆะ อย่าใช้หมายเลขซ้ำ ช่องว่างที่คุณสามารถอธิบายได้นั้นจัดการได้ง่ายกว่าช่องว่างที่ซ้ำกันซึ่งคุณไม่สามารถทำได้

บรรยายผลงานจึงจะได้รับการอนุมัติ

เขียนคำอธิบายสำหรับผู้ที่อนุมัติการชำระเงิน ไม่ใช่เพื่อตัวคุณเอง “งานออกแบบ” ไม่ได้บอกอะไรผู้อนุมัติเลย "การออกแบบอัตลักษณ์ของแบรนด์ — โลโก้ จานสี และระบบประเภท ตามข้อเสนอของ 4 สิงหาคม" จะบอกพวกเขาว่ามาจากงบประมาณใดและเป็นไปตามข้อตกลงใด

หากลูกค้าของคุณใช้ใบสั่งซื้อ ให้ใส่หมายเลข PO ในคำอธิบายหรือหมายเหตุ ในหลายองค์กร ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มี PO ที่ตรงกันจะถูกปฏิเสธโดยอัตโนมัติก่อนที่มนุษย์จะอ่าน

ในกรณีที่คุณกำลังเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่คุณชำระในนามของลูกค้า เช่น สิทธิ์การใช้งานภาพสต็อก แบบอักษร หรือบริการจัดส่ง — พูดเช่นนั้นในบรรทัด เครื่องมือนี้มีเครื่องหมาย "ต้องเสียภาษี" ต่อบรรทัด ดังนั้นรายการเหล่านั้นจึงสามารถแยกออกจากค่าธรรมเนียมของคุณเองได้เมื่อคุณต้องการ

ส่วนลด: ต่อบรรทัดหรือในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

ส่วนลดต่อบรรทัดจะลดสินค้าหนึ่งรายการ ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการเมื่อมีการลดราคาสินค้ารายการเดียวด้วยเหตุผลเฉพาะ เช่น อัตราการจองซ้ำสำหรับบริการหนึ่งๆ

ส่วนลดระดับใบแจ้งหนี้จะลดผลรวมย่อยหลังจากเพิ่มรายการทั้งหมด ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการลดค่าความนิยมหรืออัตราแพ็คเกจสำหรับการมีส่วนร่วมทั้งหมด

คำสั่งซื้อมีความสำคัญและเครื่องมือนี้จะแก้ไข: ส่วนลดรายการก่อน จากนั้นจึงรวมผลรวมย่อย ตามด้วยส่วนลดตามใบแจ้งหนี้ จากนั้นจึงเก็บภาษีจากสิ่งที่เหลืออยู่ หากคุณใช้ภาษีก่อนส่วนลด แสดงว่าคุณเกินภาษี และยอดรวมที่ลูกค้าคำนวณจะไม่ตรงกับของคุณ

เงื่อนไขการชำระเงินและการรับเงิน

วันครบกำหนดจะมีความหมายก็ต่อเมื่อมีการตกลงเงื่อนไขก่อนเริ่มงาน "Net 14" หรือ "Net 30" นับจากวันที่ออกถือเป็นข้อตกลงทั่วไปในหลายตลาด สิ่งที่คุณเลือก ใส่ไว้ในข้อตกลงการว่าจ้างแล้วสะท้อนให้เห็นในวันที่ครบกำหนดที่นี่

ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง สำหรับหลายๆ บริษัทที่เป็นที่อยู่ที่ต้องชำระบัญชี ไม่ใช่ที่อยู่ติดต่อในแต่ละวันของคุณ ถามหนึ่งครั้งเมื่อเริ่มการสู้รบ และบันทึกคำตอบ

เก็บสำเนาของคุณเอง ส่งออก JSON เช่นเดียวกับ PDF: JSON สามารถเปิดอีกครั้งในเครื่องมือนี้ในภายหลังและแก้ไขได้ ในขณะที่ PDF เป็นบันทึกคงที่ของสิ่งที่คุณส่ง

ข้อมูลของคุณอยู่ที่ใด

ทุกอย่างในเครื่องมือนี้จะยังคงอยู่ในเบราว์เซอร์ของคุณ ฉบับร่างจะบันทึกอัตโนมัติไปยังที่จัดเก็บในตัวเครื่องของเบราว์เซอร์นี้ PDF จะถูกสร้างขึ้นบนอุปกรณ์ของคุณ และจะไม่มีการส่งใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า หรือโลโก้ไปที่ใดเลย การล้างข้อมูลเบราว์เซอร์ของคุณจะเป็นการล้างฉบับร่างด้วย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการส่งออก JSON สำหรับสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้จึงคุ้มค่ากับการคลิกเพิ่มเติม

คำถาม

ข้อจำกัด

• คู่มือนี้อธิบายแนวทางปฏิบัติทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี กฎหมาย หรือบัญชี และไม่ได้บอกคุณว่าคุณต้องทำอะไร
• เครื่องมือนี้จะไม่ส่งใบแจ้งหนี้ ติดตามว่าได้รับการชำระเงินแล้ว หรือไล่ล่าผู้ชำระเงินล่าช้า
• ไม่มีฐานข้อมูลลูกค้าและไม่มีประวัติ: ครั้งละหนึ่งเอกสาร รวมถึงไฟล์ JSON ใดก็ตามที่คุณบันทึกไว้
• ฉบับร่างเผยแพร่ในเบราว์เซอร์นี้เท่านั้น เบราว์เซอร์อื่น อุปกรณ์อื่น หรือข้อมูลไซต์ที่ถูกล้างหมายถึงฉบับร่างที่แตกต่างกัน
• ค่าที่ตั้งล่วงหน้าของประเทศเปลี่ยนชื่อฟิลด์และตั้งค่าเริ่มต้น พวกเขาไม่ใช้กฎการออกใบแจ้งหนี้ รูปแบบบังคับ หรือข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของประเทศใดๆ