Cara menerbitkan faktur sebagai freelancer

Faktur adalah permintaan pembayaran, dan catatan

Faktur melakukan dua pekerjaan sekaligus. Ini memberi tahu pelanggan Anda jumlah utang mereka, untuk apa, dan kapan — dan ini adalah catatan yang Anda dan pelanggan Anda simpan dalam perjanjian tersebut. Kebanyakan keterlambatan pembayaran bukan karena niat jahat. Faktur tersebut adalah faktur yang masuk ke kotak masuk yang salah, tiba tanpa referensi pesanan pembelian, atau berisi jumlah total yang tidak dapat diselaraskan oleh tim keuangan dengan yang diharapkan.

Quotation melakukan pekerjaan pertama sebelum pekerjaan dimulai: tata letak yang sama, namun mengusulkan harga daripada meminta pembayaran. Alat ini dibuat dari dokumen yang sama, sehingga Anda dapat mengutip terlebih dahulu dan menggunakan kembali gambarnya nanti.

Apa yang dibutuhkan setiap faktur

Ini adalah bidang yang akan dicari oleh tim akun pelanggan. Hilangnya salah satu dari mereka adalah alasan umum faktur diparkir daripada dibayar.

1. Label yang jelas: kata "Faktur" (atau "Kutipan") sehingga tidak dapat disalahartikan sebagai pernyataan atau tanda terima.
2. Nomor dokumen unik. Jangan pernah menggunakan kembali satu dokumen, dan jangan pernah menerbitkan dua dokumen dengan nomor yang sama.
3. Tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan ketentuan pembayaran yang Anda setujui.
4. Nama resmi atau dagang Anda, alamat dan rincian kontak, sehingga pelanggan tahu siapa yang harus membayar dan siapa yang harus ditanya.
5. Nama dan alamat pelanggan persis seperti yang mereka berikan, ditambah baris "Perhatian" jika tim keuangan mereka memintanya.
6. Deskripsi setiap item cukup spesifik sehingga seseorang yang tidak hadir dalam rapat dapat mengetahui item tersebut.
7. Kuantitas, harga satuan, dan total baris untuk setiap item, lalu subtotal, diskon apa pun, pajak apa pun, dan jumlah akhir yang harus dibayar.
8. Cara membayar: detail bank, atau referensi pembayaran yang digunakan negara Anda — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, dan IBAN — atau apa pun yang Anda setujui.

Mulailah dengan memberi tahu dari mana Anda membuat faktur

Drop-down negara di bagian atas panel Dokumen menetapkan konvensi dalam bentuk berikut: mata uang awalnya, apakah baris pajak menyatakan GST, VAT, IVA, Pajak Ibu atau Konsumsi, dan apa yang disebut dengan dua bidang pengidentifikasi opsional — UEN, ABN, EIN, SIRET, nomor KVK, CNPJ, nomor perusahaan, dan seterusnya.

Pilih negara tempat Anda menagih FROM, bukan negara tempat klien Anda berada. Pendaftaran dan pengidentifikasi Anda milik tempat Anda beroperasi; Lokasi klien Anda memengaruhi apa yang Anda setujui dengan mereka, bukan apa sebutan bidang ini.

Jika negara Anda tidak terdaftar, pilih "Lainnya/tidak terdaftar". Ini menggunakan label netral, tidak mengisi tarif pajak sebelumnya, dan membiarkan setiap bidang teks bebas sehingga Anda dapat mencocokkan sendiri praktik lokal. Mengubah negara tidak pernah menyentuh item baris atau detail yang Anda ketikkan.

Penomoran yang tidak akan membuat Anda tersandung

Pilih skema dan pertahankan. Awalan dan penghitung dengan bantalan nol — INV-2026-0001 — mengurutkan dengan benar dalam daftar folder, bertahan dalam batas tahun, dan membuatnya jelas ketika ada nomor yang hilang. Tombol "Nomor berikutnya" pada alat ini akan menambah digit terakhir dan mempertahankan padding Anda, sehingga INV-2026-0009 menjadi INV-2026-0010, bukan INV-2026-10.

Hindari penomoran berdasarkan tanggal saja. Dua faktur yang diterbitkan pada hari yang sama bertabrakan, dan pada akhirnya Anda akan menerbitkan dua faktur dalam satu hari.

Jika Anda membatalkan suatu dokumen, jangan gunakan kembali nomornya. Kesenjangan yang bisa Anda jelaskan jauh lebih mudah untuk diatasi daripada kesenjangan yang tidak bisa Anda jelaskan.

Menjelaskan pekerjaan sehingga mendapat persetujuan

Tuliskan deskripsi untuk orang yang menyetujui pembayaran, bukan untuk diri Anda sendiri. "Pekerjaan desain" tidak memberitahukan apa pun kepada pemberi persetujuan. "Desain identitas merek — logo, palet, dan sistem tipe, sesuai proposal 4 Agustus" memberi tahu mereka dari anggaran mana dan perjanjian mana yang dipenuhi.

Jika pelanggan Anda menggunakan pesanan pembelian, cantumkan nomor PO di deskripsi atau catatan. Di banyak organisasi, faktur tanpa PO yang cocok ditolak secara otomatis, sebelum manusia membacanya.

Jika Anda menagih biaya yang Anda bayarkan atas nama pelanggan — lisensi stok foto, font, kurir — sebutkan hal tersebut secara langsung. Alat ini memiliki tanda centang "Dikenakan pajak" di setiap baris sehingga item tersebut dapat diperlakukan secara terpisah dari biaya Anda sendiri saat Anda memerlukannya.

Diskon: per baris atau seluruh faktur

Diskon per baris mengurangi satu item, yang Anda inginkan ketika satu item didiskon karena alasan tertentu — misalnya tarif pemesanan berulang pada satu layanan.

Diskon tingkat faktur mengurangi subtotal setelah semua baris ditambahkan, yang merupakan hal yang Anda inginkan untuk pengurangan goodwill atau tarif paket di seluruh keterlibatan.

Urutannya penting dan alat ini memperbaikinya: diskon baris terlebih dahulu, lalu subtotal, lalu diskon faktur, lalu pajak atas sisanya. Jika Anda menerapkan pajak sebelum diskon, Anda melebih-lebihkan pajak tersebut, dan jumlah total yang dihitung pelanggan tidak akan sesuai dengan jumlah pajak Anda.

Syarat pembayaran dan menerima pembayaran

Tanggal jatuh tempo hanya bermakna jika persyaratannya disepakati sebelum pekerjaan dimulai. "Net 14" atau "Net 30" sejak tanggal penerbitan adalah pengaturan umum di banyak pasar; apa pun yang Anda pilih, masukkan ke dalam perjanjian pertunangan dan kemudian nyatakan pada tanggal jatuh tempo di sini.

Kirim faktur ke tempat yang tepat. Bagi banyak perusahaan, itu adalah alamat hutang, bukan kontak Anda sehari-hari. Tanyakan sekali, pada awal pertunangan, dan catat jawabannya.

Simpan salinan Anda sendiri. Ekspor JSON serta PDF: JSON nanti dapat dibuka kembali di alat ini dan diedit, sedangkan PDF adalah catatan tetap dari apa yang Anda kirim.

Tempat data Anda berada

Segala sesuatu di alat ini tetap ada di browser Anda. Draf disimpan otomatis ke penyimpanan lokal browser ini, PDF dibuat di perangkat Anda, dan tidak ada faktur, nama pelanggan, atau logo yang dikirim ke mana pun. Menghapus data browser Anda juga akan menghapus drafnya, itulah sebabnya mengekspor JSON untuk apa pun yang ingin Anda simpan layak untuk diklik ekstra.

Pertanyaan

Keterbatasan

• Panduan ini menjelaskan praktik faktur umum. Ini bukan nasihat perpajakan, hukum, atau akuntansi, dan tidak memberi tahu Anda apa yang harus Anda lakukan.
• Alat ini tidak mengirimkan faktur, melacak apakah mereka telah dibayar, atau mengejar pembayar yang terlambat.
• Tidak ada basis data pelanggan dan tidak ada riwayat: satu dokumen dalam satu waktu, ditambah file JSON apa pun yang Anda simpan sendiri.
• Draf hanya tersedia di browser ini. Browser berbeda, perangkat berbeda, atau data situs yang dihapus berarti draf berbeda.
• Preset negara mengganti nama bidang dan menetapkan default. Mereka tidak menerapkan aturan penagihan, format wajib, atau persyaratan faktur elektronik di negara mana pun.