Como emitir uma fatura como freelancer

O que pertence a uma fatura freelance, por que cada campo é importante quando você deseja receber o pagamento e como manter sua numeração e registros corretos.

Uma fatura é uma solicitação de pagamento e um registro

Uma fatura realiza duas tarefas ao mesmo tempo. Ele informa ao seu cliente exatamente o que ele deve, por quê e até quando – e é o registro que você e seu cliente mantêm desse contrato. A maioria dos atrasos nos pagamentos não é malícia. São uma fatura que chegou à caixa de entrada errada, chegou sem referência de pedido de compra ou continha um total que a equipe financeira não conseguiu conciliar com o que esperava.

Um orçamento faz o primeiro trabalho antes do início da obra: o mesmo layout, mas propondo um preço em vez de solicitar o pagamento. Esta ferramenta é construída a partir do mesmo documento, para que você possa citar primeiro e reutilizar os números depois.

O que toda fatura precisa

Esses são os campos que a equipe de contas do cliente procurará. A falta de qualquer um deles é um motivo comum para uma fatura ser estacionada em vez de paga.

Uma etiqueta clara: a palavra "Fatura" (ou "Cotação") para que não possa ser confundida com um extrato ou recibo.
Um número de documento exclusivo. Nunca reutilize um e nunca emita dois documentos com o mesmo número.
A data de emissão e uma data de vencimento que corresponda às condições de pagamento que você concordou.
Seu nome legal ou comercial, endereço e dados de contato, para que o cliente saiba a quem pagar e a quem perguntar.
O nome e endereço do cliente exatamente como ele foi fornecido, além de uma linha de "Atenção" se a equipe financeira solicitar.
Uma descrição de cada item específica o suficiente para que alguém que não estava na reunião possa dizer o que é.
Quantidade, preço unitário e total de linhas para cada item, depois o subtotal, qualquer desconto, qualquer imposto e o valor final devido.
Como pagar: dados bancários ou a referência de pagamento que seu país usa — PayNow, UPI, PromptPay, Pix, um IBAN — ou o que você tiver acordado.

Comece informando de onde você fatura

O menu suspenso de país na parte superior do painel Documento define as convenções que o restante do formulário segue: a moeda em que ele começa, se a linha de imposto diz GST, VAT, IVA, imposto sobre mães ou consumo e como são chamados os dois campos de identificador opcionais - UEN, ABN, EIN, SIRET, número KVK, CNPJ, número da empresa e assim por diante.

Escolha o país onde você fatura FROM, e não aquele em que seu cliente está. Seu registro e seus identificadores pertencem ao local onde você opera; a localização do seu cliente afeta o que você concorda com ele, não como esses campos são chamados.

Se o seu país não estiver listado, escolha "Outro/não listado". Ele usa rótulos neutros, não preenche previamente nenhuma taxa de imposto e deixa todos os campos com texto livre para que você mesmo possa combinar a prática local. A alteração do país nunca afeta seus itens de linha ou os detalhes que você digitou.

Numeração que não vai te atrapalhar

Escolha um esquema e siga-o. Um prefixo e um contador preenchido com zeros — INV-2026-0001 — classifica corretamente em uma listagem de pastas, sobrevive a um limite de ano e torna óbvio quando um número está faltando. O botão "Próximo número" desta ferramenta incrementa os dígitos finais e mantém seu preenchimento, então INV-2026-0009 se torna INV-2026-0010 em vez de INV-2026-10.

Evite numeração apenas por data. Duas faturas emitidas no mesmo dia colidem e você eventualmente emitirá duas em um dia.

Se você anular um documento, não reutilize seu número. Uma lacuna que você pode explicar é muito mais fácil de lidar do que uma duplicata que você não consegue.

Descrevendo o trabalho para que seja aprovado

Escreva a descrição para a pessoa que aprova o pagamento, não para você. "Trabalho de design" não diz nada ao aprovador. "Design de identidade da marca - logotipo, paleta e sistema de tipos, conforme proposta de 4 agosto" informa de qual orçamento ela vem e qual acordo ela atende.

Se o seu cliente utiliza pedidos de compra, coloque o número do pedido na descrição ou nas notas. Em muitas organizações, uma fatura sem um pedido de compra correspondente é rejeitada automaticamente, antes que um ser humano a leia.

Quando você estiver recarregando um custo pago em nome do cliente – uma licença de banco de imagens, uma fonte, um mensageiro – diga isso na linha. Esta ferramenta tem uma marca "Sujeito a impostos" por linha para que esses itens possam ser tratados separadamente de suas próprias taxas quando você precisar.

Descontos: por linha ou na fatura inteira

Um desconto por linha reduz um item, que é o que você deseja quando um único item recebe desconto por um motivo específico – uma taxa de reserva repetida em um serviço, por exemplo.

Um desconto no nível da fatura reduz o subtotal depois que todas as linhas são adicionadas, que é o que você deseja para uma redução do ágio ou uma taxa de pacote em todo o contrato.

O pedido é importante e esta ferramenta corrige isso: primeiro os descontos de linha, depois o subtotal, depois o desconto da fatura e depois o imposto sobre o que sobrar. Se você aplicar o imposto antes de um desconto, você exagerará o imposto e o total calculado pelo cliente não corresponderá ao seu.

Condições de pagamento e recebimento

Uma data de vencimento só tem sentido se os termos foram acordados antes do início do trabalho. "Net 14" ou "Net 30" a partir da data de emissão é um acordo comum em muitos mercados; o que você escolher, coloque no contrato de noivado e depois reflita na data de vencimento aqui.

Envie a fatura para o lugar certo. Para muitas empresas, esse é um endereço de contas a pagar, e não o seu contato diário. Pergunte uma vez, no início do compromisso, e registre a resposta.

Guarde sua própria cópia. Exporte o JSON e também o PDF: o JSON pode ser reaberto nesta ferramenta posteriormente e editado, enquanto o PDF é o registro fixo do que você enviou.

Onde seus dados residem

Tudo nesta ferramenta permanece no seu navegador. O rascunho é salvo automaticamente no armazenamento local deste navegador, o PDF é gerado no seu dispositivo e nenhuma fatura, nome do cliente ou logotipo é enviado para lugar nenhum. Limpar os dados do navegador também limpa o rascunho, e é por isso que vale a pena o clique extra exportar JSON para qualquer coisa que você deseja manter.

Questões

Devo usar um número de fatura?

Uma referência única é o que permite que você e seu cliente falem sobre o mesmo documento sem ambiguidade e é o que torna seus próprios registros auditáveis. Qualquer esquema consistente funciona; a parte importante é que os números são únicos e nunca reutilizados.

Qual é a diferença entre uma fatura e uma cotação aqui?

O mesmo documento com etiqueta diferente e campo de data diferente: uma cotação mostra "Válido até" em vez de "Data de vencimento" e não solicita pagamento. Alterne entre eles com o controle Tipo de documento; seus itens de linha e totais são transferidos.

Posso faturar numa moeda diferente da do meu país?

Sim. País e moeda são menus suspensos separados. Escolha seu país para os rótulos e padrões e escolha qualquer moeda suportada para o documento. Os valores são mantidos como unidades menores inteiras – centavos ou ienes inteiros para moedas sem subunidade – portanto, a troca de moeda nunca introduz um erro de arredondamento nos números que você já digitou.

Limitações

Este guia descreve práticas comuns de faturamento. Não se trata de aconselhamento fiscal, jurídico ou contabilístico e não lhe diz o que é obrigado a fazer.
A ferramenta não envia faturas, rastreia se elas foram pagas ou persegue pagadores atrasados.
Não há banco de dados de clientes nem histórico: um documento por vez, além de quaisquer arquivos JSON que você mesmo salve.
Os rascunhos ficam disponíveis apenas neste navegador. Um navegador diferente, um dispositivo diferente ou dados de site apagados significam um rascunho diferente.
As predefinições de país renomeiam campos e definem padrões. Não implementam regras de faturamento, formatos obrigatórios ou requisitos de faturamento eletrônico de nenhum país.